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Organize a workshop
Create an upcoming session
Click on “Create a session” + “Coming soon”
Title : give a title to the session
Description : write a short description to give facilitators and participants information about the context of the session
Time zone : indicate the time zone in which the session takes place
Language : indicate the language in which the session will take place
Date : indicate the date of the session. If the session is recurring, you will be able to add other dates after creating the session
Start time : indicate the start time of the session
End time : indicate the end time of the session
Category : choose the category of the session
Climate Fresco Workshop: participants discover the fresco
Climate Fresk facilitator training : participants become animators of the fresco
Audience: choose the audience (= the public) of your session.
Personal: friends, family, relatives…
General public: open to all at the association’s prices, displayed on http://fresqueduclimat.org . Administrator permission is required to access this audience.
Education : middle schools, high schools, higher education establishments as part of the Climate Back to School…
Public authorities: local elected officials, administration, etc.
Business
Not-for-profit organisation
Inter-company: open to all at association rates, displayed on http://fresqueduclimat.org . This audience is accessible to administrators only.
Format : choose the format of the session
in person, provide the information necessary to identify the location of the
Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.
Créer une session A Venir
➡️ Clique sur “Créer une session” puis sur “organiser un événement”
Si ta session a déjà eu lieu, tu peux consulter cet article.
Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)
➡️ Remplis ensuite les champs du formulaire :
online, provide the session connection link and host countryChamp | Description | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Titre | donnez un titre à la session | ||||||
Description | écrivez une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session | ||||||
Timezone | indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session | ||||||
Langue | indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session | ||||||
Date | indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session | ||||||
Heure de début / Heure de fin | indiquez l’heure de début et de fin de la session | ||||||
Catégorie | Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque | ||||||
Audience | choisissez l’audience (= le public) de votre session :
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Format | choisissez le format de la session
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Participant
Indicate the number of places open for your session. A counter indicates the minimum number of tables to be provided (according to the rule 7 people max. per table)
Personalize the email to participants : indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069)
Facilitator
My role during the session : indicate if you would like to have an additional role during the session you are organizing (Organize only, observe, co-facilitate, lead)
Other animators: If necessary, indicate the number of additional facilitators you need. If you plan to lead alone, don’t hesitate to open a “Co-facilitate” or “Observe” place so that a beginner facilitator can accompany you!
Personalize the email to the facilitators : indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069)
Show in opportunities : choose or not to display your session in the opportunities so that all facilitators can access it
Contact : indicates the contact person for this session, their contact details will be displayed to the facilitators and participants.
Choose the ticket type for the session
For general public workshops:
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket reduced price: free price from one euro
Ticket full price: standard rate offered by the association
COUPON
For general public animation training:
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket reduced price: free price from one euro
Ticket reduced price: reduced rate set by the association
Ticket full price: standard rate offered by the association
COUPON
| Info |
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General public and inter-company : standard rates are offered by the association, the organizer selects from the rates available for his country Education, Companies, Public authorities, Not-for-profit organisation, Staff : a free entry ticket (free) is set by default. The organizer must not choose a ticket. |
After creating a session, you are returned to your session page, from where you can click the following options:
Edit (icon at top right): modify the session information
Single Session Or Recurring Session : add new dates and access the recurrences of the series
Participant/ Facilitator tabs : send invitations and manage registrations
| Remarque |
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Don’t forget the counting on the day of the session! You have one week to record attendance from your computer or smartphone. This is what will increment your personal counter and the general counter. |
Case of a session outside the facilitator area
Once the session is over you can declare the number of participants in your workshop by creating “a past session”
Participant registration
Communicate about the workshop
By sharing the registration link yourself
By sending an automatic email
Copy/paste email addresses: sending may take a few seconds
Import a csv file: follow the proposed CSV template (1 column with the header “email”, then the email addresses of your guests
Manage participants
The session organizer can access the list of invitations and registrations
Status of participants:
All : all people invited or registered
Confirmed : number of people who confirmed their registration
On hold : number of people who have not yet responded or validated their registration.
Functionality :
Copy emails: copy the email addresses of confirmed participants
Invite : invite people to register for your session
Resend : Resend the invitation to someone who has not responded
Cancel registration : remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification
Edit a participant's information
Organizers can do this for all participants at any time.
Simple facilitators can modify the information of participants that they have personally approved only.
Registration of facilitators
Facilitators can register as long as there are places available to observe or facilitate.
Functionality :
Cancel registration : remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification
Invite facilitators
By sharing the registration link yourself
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participant·es |
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Message aux participant·es | Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) |
anims |
|
Afficher dans les opportunités | choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder |
Message aux animateur·ices | indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) |
Contact | indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes. |
Choisir le type de billet pour la session
Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets :
| Volet | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour plus de détail tu peux consuter cet article. |
Types de billets pour les ateliers grand public
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Types de billets pour les formations à l’animation grand public
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
| Info |
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Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet. |
Page de ta session
Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :
Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets participant·es / anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions
| Remarque |
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N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce fera augmenter ton compteur personnel et le compteur général. |
Inscription des participant·es
Communiquer sur l’atelier
Vous pouvez communiquer sur l’atelier :
en partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s
Gérer les participant·es
L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions
Statut des participant·es :
Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es
Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Modifier les informations d’un participant·es
Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.
Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.
Inscription des anims
Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.
Annuler l’inscription :
Retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Inviter des anims
En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique,en copiant les adresses emails des anims
| Sommaire | ||||||||||||||
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