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Dans cet In this article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.
Créer une session A Venir
➡️ Clique sur “Créer une session” puis sur “organiser un événement”
Si ta session a déjà eu lieu, tu peux consulter cet article.
Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)
➡️ Remplis ensuite les champs du formulaire :
Champ
Description
Titre
donnez un titre à la session
Description
écrivez une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session
Timezone
indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session
Langue
indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session
Date
indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session
Heure de début / Heure de fin
indiquez l’heure de début et de fin de la session
Catégorie
Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque
Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque
Audience
choisissez l’audience (= le public) de votre session :
Personnel : ami.e.s, famille, proches…
Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.
Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…
Pouvoirs publics : élus locaux, administration…
Entreprise
Association
Format
choisissez le format de la session
en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de lawe explain how create a session, choose the ticket type and how it works registration of facilitators and participants.
Create a session Coming soon
➡️ Click on “Create a session” then “organize an event”
If your session has already taken place, you can consult this article.
Once you have created your event, don't forget to come back on the day to count your participants (the guide is here)
➡️ Then fill in the form fields:
Field | Description | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Title | give the session a title | ||||||||||||
Description | write a short description to give the facilitators and participants information about the context of the session | ||||||||||||
Time zone | indicate the time zone in which the session takes place | ||||||||||||
Language | indicate the language in which the session will take place | ||||||||||||
Date | indicate the date of the session. If the session is recurring, you will be able to add other dates after creating the session | ||||||||||||
Start time / End time | indicate the start and end time of the session | ||||||||||||
Category | Climate Fresco Workshop: participants create a fresco Animation training: participants become animators of the fresco | ||||||||||||
Hearing | choose the audience (= the public) of your session:
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Format | choose the session format
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participant·es |
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Message aux participant·es | Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) | ||||||||||||
anims |
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Afficher dans les opportunités | choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder | ||||||||||||
Message aux animateur·ices | indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) | ||||||||||||
Contact | indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes. |
Choisir le type de billet pour la session
Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets
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participants |
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Message to participants | Personalize the email to participants : indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069) |
anime |
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Show in opportunities | choose or not to display your session in the opportunities so that all facilitators can access it |
Message to the facilitators | indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069) |
Contact | indicates the contact person for this session, their contact details will be displayed to the facilitators and participants. |
Choose the ticket type for the session
If you decide to create a General Public session, you will be able to choose the ticket types:
| Volet | ||||||||
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Petit Little Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de To organize general public events (= visible on the La Fresque du Climat website), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour plus de détail tu peux consuter cet you need the role General Public Organizer. For more details you can view this article. |
Types
de billets pour les ateliers grand publicBillet entrée libre: gratuit
Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Types de billets pour les formations à l’animation grand public
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
| Info |
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Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet. |
Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :
Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets participant·es / anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions
| Remarque |
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N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce fera augmenter ton compteur personnel et le compteur général. |
Inscription des participant·es
Communiquer sur l’atelier
Vous pouvez communiquer sur l’atelier :
en partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s
Gérer les participant·es
L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions
Statut des participant·es :
Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es
Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Modifier les informations d’un participant·es
Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.
Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.
Inscription des anims
Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.
Annuler l’inscription :
Retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Inviter des anims
En partageant vous-même le lien d’inscription
of tickets for general public workshops
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket free rate: free price from one euro
Ticket full price: standard rate offered by the association
COUPON
Types of tickets for general public animation training
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket reduced price: free price from one euro
Ticket reduced price: reduced rate set by the association
Ticket full price: standard rate offered by the association
COUPON
| Info |
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General public and inter-company : standard rates are offered by the association, the organizer selects from the rates available for his country Education, Companies, Public authorities, Association, Staff : a free entry ticket (free) is set by default. The organizer must not choose a ticket. |
Your session page
After creating a session, you are returned to your session page, from where you can click the following options:
Edit (icon at top right): modify the session information
Single session Or Recurring session : add new dates and access the recurrences of the series
Participants/facilitators tabs : send invitations and manage registrations
| Remarque |
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Don’t forget the counting on the day of the session! You have one week to record attendance from your computer or smartphone. This will increase your personal counter and the general counter. |
Registration of participants
Communicate about the workshop
You can communicate about the workshop:
by sharing the registration link yourself
By sending an automatic email
Copy/paste email addresses: sending may take a few seconds
Import a csv file: follow the proposed CSV template (1 column with the header “email”, then the email addresses of your guests
Manage participants
The session organizer can access the list of invitations and registrations
Status of participants:
All : all people invited or registered
Confirmed : number of people who confirmed their registration
On hold : number of people who have not yet responded or validated their registration.
Functionality :
Copy emails: copy the email addresses of confirmed participants
Invite : invite people to register for your session
Resend : Resend the invitation to someone who has not responded
Cancel registration : remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification
Edit a participant's information
Organizers can do this for all participants at any time.
Simple members can modify the information of participants that they have personally signed only.
Registration of animals
Animators can register as long as there are places left to observe or lead.
Cancel registration :
Remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification
Invite animals
By sharing the registration link yourself
By sending an automatic email,by copying the email addresses of the animals
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