Record participants' attendance during the workshop

• During the session, each facilitator signs off the participants from their table(s).

  • When you sign in, the participants are automatically added to the general counter and the facilitator counter.

• Present : List of people who have been registered as present.

  • In “My participants”: people I have personally registered

  • In “All”: all registered people

• Copy emails : To copy the emails of the present participants, according to the signing in carried out. Only the organiser can copy the emails of all the participants.

Add a registered participants

• “Add” icon : To add participants that aren’t on the registration list to your session

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Add anonymous participants

The “New” button will create anonymous participants by default. You can nevertheless provide the Information of your participants (name, mail adress, etc.) by selecting Anonymous participation and clicking on “Modify”

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Cancel a participation

• “Remove” icon : To remove a participant you added from the attendance list

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Dans cet article, on t’explique comment ajouter des participant·es et enregistrer leur présence en cas d’animation ou de co-animation.

Ajouter des participant·es

Après avoir créer une session, tu peux ajouter des participant·es avant, pendant et après ta session en utilisant le bouton Ajouter des participant·es.

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Ajouter avant la session

Si tu souhaites que tes participant·es s’inscrivent avant le commencement de la session, tu peux soit leur partager le lien de la session soit les inviter par e-mail.

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Partager le lien de la session

• Tu peux partager le lien URL de la session. Quand les participant·es cliquent sur ce lien, ils·elles peuvent s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).

Inviter par e-mail

• Tu peux aussi renseigner directement les e-mails de participant·es pour les inviter. Dans ce cas, les participant·es reçoivent un email avec un lien où ils·elles pourront s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).

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• Tu peux également inviter un grand nombre de participant·es à la fois en important un fichier csv.

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Ajouter pendant la session

Pour ajouter les participant·es pendant la session, tu peux partager un QR Code.

• Une fois le QR code scanné, les participant·es arriveront sur une page d’inscription où ils·elles devront renseigner leurs informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).

• Ils·elles seront automatiquement considéré·escomme présent·es et seront automatiquement ajouté·es à ton compteur personel et au compteur général.

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Remarque
Le QR Code est unique pour chaque animateur·ice pour chaque session

Après la session

Ajouter des participant·es après la session

Si tu souhaites ajouter de nouvelles·eaux participant·es , tu peux alors utiliser le bouton “Ajouter”. Les participant·es créé·es seront anonymes.

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Volet
panelIconId 1f4d6 panelIcon :book: panelIconText 📖 bgColor #E3FCEF
Définition: Les participant·es anonymes sont des participant·es dont l'adresse électronique, le nom, etc. sont inconnus.

• Quand tu rajoutes des participant·es anonymes, ils et ellesseront automatiquement considéré·es commeprésent·es et automatiquement ajouté·es au compteur généralet à ton compteur personnel.

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• Par défaut, le bouton “Ajouter” créera donc des participant·es sans informations. Tu peux néanmoins ajouter des informations (Email - Prénom - Nom - Pays), en sélectionnant cette participation anonyme et en cliquant sur “Modifier”.

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Enregistrer les présences

Volet
panelIconId 1f609 panelIcon :wink: panelIconText 😉 bgColor #FFF0B3
Petit tips : L’enregistrement des présences peut commencer 15mn avant le début de la session.

Les différentes listes de participant·es

En allant dans l’onglet Mes participant·es, tu peux avoir accès à différentes listes de participant·es

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• L’onglet “Présent·es” te donne accès àla liste des personnes ayant été enregistrées comme présentes.

  • Le bouton “Mes participante·s” te donne la liste des personnes que tu as personnellement inscrites

  • Le bouton “Tous·tes” : te donne la liste de toutes les personnes inscrites

• Copier les e-mails : Copier les e-mails des participant·es présent·es selon le tri effectué.

  • Seul·e l’organisateur·ice peut copier les emails de tous les participant·es.

Participant·es invité·es et inscrit·es

Plus bas dans l’onglet, tu peux avoir accès à la liste des personnes invité·es et des personnes inscrit·es.

Tu peux utiliser le champ de recherche ou le filtre pour trouver les participant·es pour lesquel·les tu as animé.

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Tu peux enregistrer leur présence :

• L’icône “Ajouter” te permet d’enregistrer la présence des participant·es invité·es et inscrit·es pour lesquels tu as animé.

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Si la personne est juste invité·e, mais ne s’est pas inscrit·e, tu devras renseigner ses informations personnelles (Prénom - Nom - Pays)

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Retrait d’un·e participant·e

Remarque
État colour Red title ATTENTION Dans le cas d’une formation à l’animation, l’enregistrement de la présence déclenche l’activation du compte animateur·ice et envoie automatiquement un email d’accés à l’espace anim. L’annulation de la présence n’entraîne pas la désactivation du compte animateur·ice.

Si jamais tu t’es trompé·e, tu peux toujours retirer des participant·es :

• l'Icône “retirer” te permet de retirer un·e participant·e que tu as ajouté depuis la liste des présences.

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Cas d’une coanimation

Volet
panelIconId atlassian-warning panelIcon :warning: bgColor #FFF0B3
It is only possible to cofacilitate in pairs. If you are more than two co-facilitators, you can: Either fill the participants separately, and the third facilitator uses the Fill my counter function. Either you divide the participants between you (CF organise a session)

Simply select a person with whom to co-facilitate from the list of facilitators, and click on the “Co-facilitate” button.

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The registered participants are then counted for the 2 facilitators and only one in the general counter

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• If you change partners, the attendance registration list is reset for both.

Il est uniquement possible de coanimer à deux. Si vous êtes plus de deux coanimateur·ices, vous pouvez: Soit déclarer les participant·es de façon séparée : Le·a troisième animateur·ice utilise la fonctionnalité Remplir mon compteur Soit vous vous repartissez les participant·es entre vous (CF organiser une session)

• Les animateur·ices qui se sont inscrites pour coanimer et animer seul·e peuvent coanimer.

• Pour coanimer, il faut sélectionner une personne depuis la liste des animateur·ices, et cliquer sur le bouton “Coanimer”

Les participant·es dont la présence a été enregistrée sont alors compté·es pour les 2 anims.

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• Si tu changes de coanimateur·ice, la liste d’enregistrement des présences sera alors réinitialisée pour les deux.

Definition des statuts

Invité·e :

Le·a participant·e a reçu une invitation à une session (via l’option “Inviter par e-mail”)

Inscrit·e :

Le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en confirmant l’invitation à la session qu’il·elle a reçu par e-mail

ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en suivant un lien qu’on lui a partagé

ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session via les calendrier public sur le site de la Fresque du Climat

Info
En s’inscrivant, un·e participant·e va renseigner ses informations personnelles et, le cas échéant, payer son inscription à la session.

Présent·e :

La présence du·de la participant·e a été enregistrée par l’animateur·ice sur une session