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Dans cet article, on t’explique comment ajouter des participant·es et enregistrer leur présence en cas d’animation ou de co-animation.
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Si ta session a déjà eu lieu et que tu ne l’as pas organisée via l’espace animateur·ice, alors tu peux déclarer ta session et les participations associées en remplissant ton compteur. |
Ajouter des participant·es
Après avoir créer une session, tu peux ajouter des participant·es avant, pendant et après ta session en utilisant le bouton Ajouter des participant·es.
Ajouter avant la session
Si tu souhaites que tes participant·es s’inscrivent avant le commencement de la session, tu peux soit leur partager le lien de la session soit les inviter par e-mail.
Partager le lien de la session
Tu peux partager le lien URL de la session. Quand les participant·es cliquent sur ce lien, ils·elles peuvent s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
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Dans le cas d’une session payante, les participant·es devront payer pour s’inscrire à la session. |
Inviter par e-mail
Tu peux aussi renseigner directement les e-mails de participant·es pour les inviter. Dans ce cas, les participant·es reçoivent un email avec un lien où ils·elles pourront s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
Tu peux également inviter un grand nombre de participant·es à la fois en important un fichier csv.
Ajouter pendant la session
Pour ajouter les participant·es pendant la session, tu peux partager un QR Code.
Une fois le QR code scanné, les participant·es arriveront sur une page d’inscription où ils·elles devront renseigner leurs informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
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Le QR Code est unique pour chaque animateur·ice pour chaque session |
Après la session
Ajouter des participant·es après la session
Si tu souhaites ajouter de nouvelles·eaux participant·es , tu peux alors utiliser le bouton “Ajouter”. Les participant·es créé·es seront anonymes.
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Définition: Les participant·es anonymes sont des participant·es dont l'adresse électronique, le nom, etc. sont inconnus. |
Par défaut, le bouton “Ajouter” créera donc des participant·es sans informations. Tu peux néanmoins ajouter des informations (Email - Prénom - Nom - Pays), en sélectionnant cette participation anonyme et en cliquant sur “Modifier”.
Enregistrer les présences
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Petit tips : L’enregistrement des présences peut commencer 15mn avant le début de la session. |
Les différentes listes de participant·es
En allant dans l’onglet Mes participant·es, tu peux avoir accès à différentes listes de participant·es
L’onglet “Présent·es” te donne accès àla liste des personnes ayant été enregistrées comme présentes.Le bouton “Mes participante·s” te donne la liste des personnes que tu as personnellement inscrites
Le bouton “Tous·tes” : te donne la liste de toutes les personnes inscrites
Copier les e-mails : Copier les e-mails des participant·es présent·es selon le tri effectué.
Seul·e l’organisateur·ice peut copier les emails de tous les participant·es.
Participant·es invité·es et inscrit·es
Plus bas dans l’onglet, tu peux avoir accès à la liste des personnes invité·es et des personnes inscrit·es.
Tu peux utiliser le champ de recherche ou le filtre pour trouver les participant·es pour lesquel·les tu as animé.
Tu peux enregistrer leur présence :
L’icône “Ajouter” te permet d’enregistrer la présence des participant·es invité·es et inscrit·es pour lesquels tu as animé.
Si la personne est juste invité·e, mais ne s’est pas inscrit·e, tu devras renseigner ses informations personnelles (Prénom - Nom - Pays)
Retrait d’un·e participant·e
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Si jamais tu t’es trompé·e, tu peux toujours retirer des participant·es :
l'Icône “retirer” te permet de retirer un·e participant·e que tu as ajouté depuis la liste des présences.
Cas d’une coanimation
Record participants' attendance during the workshop
During the session, each facilitator signs off the participants from their table(s).
When you sign in, the participants are automatically added to the general counter and the facilitator counter.
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Tips: start recording attendance 15 minutes before the beginning of the session. |
Present : List of people who have been registered as present.
In “My participants”: people I have personally registered
In “All”: all registered people
Copy emails : To copy the emails of the present participants, according to the signing in carried out. Only the organiser can copy the emails of all the participants.
Add a registered participants
“Add” icon : To add participants that aren’t on the registration list to your session
Add anonymous participants
The “New” button will create anonymous participants by default. You can nevertheless provide the Information of your participants (name, mail adress, etc.) by selecting Anonymous participation and clicking on “Modify”
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Definition: Anonymous participants are participants whose email, name, etc. are unknown. |
Cancel a participation
“Remove” icon : To remove a participant you added from the attendance list
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During a facilitation training, signing someone in triggers the activation of their facilitator account and automatically sends an email. Canceling attendance does not result in deactivation of their facilitator account. |
Case of co-facilitation
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Il est uniquement possible de coanimer à deux. Si vous êtes plus de deux coanimateur·ices, vous pouvez:
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Les animateur·ices qui se sont inscrites pour coanimer et animer seul·e peuvent coanimer.
Pour coanimer, il faut sélectionner une personne depuis la liste des animateur·ices, et cliquer sur le bouton “Coanimer”
Si tu changes de coanimateur·ice, la liste d’enregistrement des présences sera alors réinitialisée pour les deux.
Definition des statuts
Invité·e :
Le·a participant·e a reçu une invitation à une session (via l’option “Inviter par e-mail”)
Inscrit·e :
Le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en confirmant l’invitation à la session qu’il·elle a reçu par e-mail
ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en suivant un lien qu’on lui a partagé
ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session via les calendrier public sur le site de la Fresque du Climat
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En s’inscrivant, un·e participant·e va renseigner ses informations personnelles et, le cas échéant, payer son inscription à la session. |
Présent·e :
La présence du·de la participant·e a été enregistrée par l’animateur·ice sur une session
It is only possible to cofacilitate in pairs. If you are more than two co-facilitators, you can:
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Simply select a person with whom to co-facilitate from the list of facilitators, and click on the “Co-facilitate” button.
The registered participants are then counted for the 2 facilitators and only one in the general counter
If you change partners, the attendance registration list is reset for both.
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