Organiser un atelier
Créer une session à venir
Clique sur “Créer une session” + “A venir”
Titre : donnez un titre à la session
Description : écrivez une courte description pour donner aux animateur·rice·s et aux participant·e·s des informations sur le contexte de la session
Timezone : indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session
Langue : indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session
Date : indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session
Heure de début : indiquez l’heure de début de la session
Heure de fin : indiquez l’heure de fin de la session
Catégorie : choisissez la catégorie de la session
Atelier la Fresque du Climat : les participant·e·s découvrent la fresque
Formation à l’animation : les participant·e·s deviennent animateur·rice·s de la fresque
Audience : choisissez l’audience (= le public) de votre session.
Personnel : ami.e.s, famille, proches…
Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.
Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…
Pouvoirs publics : élus locaux, administration…
Entreprise
Association
Inter-entreprises : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Cette audience est accessible aux administrateurs uniquement.
Format : choisissez le format de la session
en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la| Adapps lango switcher macro |
|---|
In this article, we explain how to create a session, choose the ticket price and how registration of facilitators and participants works.
| Remarque |
|---|
This page tells you how to organise an upcoming event. To fill up your counter after your workshop or facilitation training, go to this page. |
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Create a session
➡️ Click on the Home button on the home page, then on "Organise an Event".
Once you have created your event, don't forget to come back on the day to sign participants in (the guide is here)
Fill the form
Then complete the form by filling in the various fields:
Explanation and description of the fields
en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte.
| État | ||||
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Participant·e·s
Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)
Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Animateur·rice·s
Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer)
Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !
Personnalisez l’email aux animateur.rice.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Afficher dans les opportunités : choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder
Contact : indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.
Choisir le type de billet pour la session
Pour les Ateliers grand public:
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Pour les formations à l’animation grand public:
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
| Info |
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Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet. |
Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :
Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets Participant·e·s / Animateur·rice·s : envoyez les invitations et gérez les inscriptions
| Remarque |
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N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce qui incrémentera ton compteur personnel et le compteur général. |
Cas d’une session hors espace animateur
Une fois la session terminée vous pourrez déclarer le nombre de participant à votre atelier en créant “une session passée”
Inscription des participants
Communiquer sur l’atelier
En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s
Gérer les participants
L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions
Statut des participants :
Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
Copier les emails : copier les adresses emails des participant·e·s confirmé·e·s
Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Modifier les informations d’un participant·e·s
Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·e·s à tout moment.
Les simples animateur·rice·s peuvent modifier les informations des participant·e·s qu’iels ont personnellement émargé uniquement.
Inscription des animateur·rice·s
Les animateur·rice·s peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.
Fonctionnalité :
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Inviter des animateur·rice·s
En partageant vous-même le lien d’inscription
Field | Description | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Title | give the session a title | ||||||
Description | write a short description to give facilitators and participants information about the context of the session | ||||||
Language | indicate the language in which the session is taking place | ||||||
Date | indicate the date of the session. If the session is recurring, you will be able to add other dates after creating the session | ||||||
Start time / End time | indicate the start and end time of the session | ||||||
Time zone | indicate the time zone in which the session is taking place | ||||||
Category | Climate Fresk Workshop: participants play the game (cards + debrief - 3h) Facilitation training: participants become Climate Fresk facilitators | ||||||
Audience | choose the audience (= the public) of your session:
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Format | choose the session format
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| |
Participants | Indicate the number of places open for your session |
Message to participants | Personalise the email to participants : indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069, etc. ) |
Facilitators |
|
Show in opportunities | choose to display or not your session in the opportunities so that all facilitators can access it |
Message to the facilitators | indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069) |
Contact | indicate the contact person for this session, their contacts details will be displayed to the facilitators and participants. |
Choose the ticket type for the session
If you decide to create a General Public session, you will be able to choose the ticket types:
| Volet | ||||||||
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Little Tips: To organise general public events (= visible on the Climate Fresk website), you need the General Public Organiser role. For more details you can view this article. |
Ticket type for general public workshops
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket free rate: free prices from one euro
Ticket full price: standard rate offered by the association
Voucher
Ticket type for general public Facilitation training
Ticket FREE ENTRANCE: free
Ticket reduced price: free prices from one euro
Ticket reduced price: reduced rate set by the association
Ticket full price: standard rate offered by the association
Voucher
| Info |
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General public and inter-company: standard rates are offered by the association, the organiser selects from the rates available for his country Education, Companies, Public authorities, Association, Staff: a free entry ticket (free) is set by default. The organiser cannot change it. |
Session page
After creating a session, you arrive onto your session page, from where you have the following options:
Edit (icon at top right): modify the session information
Single session or Recurring session: add new dates and access the recurrence of the series
Participants/facilitators tabs: send invitations and manage registrations
| Remarque |
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Don’t forget to register participants on the day of the session! You have one week to record attendance from your computer or smartphone. This will increase your personal counter and the general counter. |
Recurring session
From a first session, you can create other recurring sessions. These sessions have the same parameters as the first session, but can have different dates.
Creating recurring sessions
Go to the session page Click on the button Recurring session
➡️ And Click on “Add other dates”
➡️ Then, fill the different fields (date, starting hour, end hour, timezone) and click on Add
Communicate about the workshop
You can communicate about the workshop:
By sharing the registration link yourself
By sending an automatic email
Copy/paste email addresses: sending may take a few seconds
Import a CVS file: follow the proposed CSV template (1 column with the header “email”, then the email addresses of your guests
Manage participants
The session organiser can access the list of invitations and registrations
Status of participants:
All: all people invited or registered
Confirmed: number of people who confirmed their registration
Pending: number of people who have not yet responded or validated their registration.
Canceled: number of people who canceled their registration
Functionality:
Copy emails: copy the email addresses of confirmed participants
Invite: invite people to register for your session
Resend: Resend the invitation to someone who has not responded
Cancel registration: remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification
Edit a participant's information:
Organisers can do this for all participants at any time.
Simple members can modify the information of participants that they have personally signed in only.
Manage facilitators
Facilitators can register as long as there are places left to observe, mentor, facilitate or cofacilitate.
Invite facilitators
By sharing the registration link yourself
By sending an automatic email,by copying the email addresses of the facilitators
Cancel registration of facilitators
Remove the registration of one of the facilitators. This person automatically receives an email notification
| Sommaire | ||||||||||||||
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