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(étoile bleue) Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.

Créer une session A Venir

➡️ Clique sur “Créer une session” puis sur “organiser un événement”

Si ta session a déjà eu lieu, tu peux consulter cet article.

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Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)

➡️ Remplis ensuite les champs du formulaire :

Champ

Description

Titre

donnez un titre à la session

Description

écrivez une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session

Timezone

indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session

Langue

indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session

Date

indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session

Heure de début / Heure de fin

indiquez l’heure de début et de fin de la session

Catégorie

Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque

Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque

Audience

choisissez l’audience (= le public) de votre session :

  • Personnel : ami.e.s, famille, proches…

  • Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.

  • Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…

  • Pouvoirs publics : élus locaux, administration…

  • Entreprise

  • Association

Format

choisissez le format de la session

en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la

In this article, we explain how to create a session, choose the ticket price and how registration of facilitators and participants works.

Remarque

This page tells you how to organise an upcoming event. To fill up your counter after your workshop or facilitation training, go to this page.

Sous-titre (1).pngImage Added

Create a session

➡️ Click on the Home button on the home page, then on "Organise an Event".

image-20240925-083707.pngImage Addedimage-20240925-083816.pngImage Added

Once you have created your event, don't forget to come back on the day to sign participants in (the guide is here)

Fill the form

Then complete the form by filling in the various fields:

Explanation and description of the fields

Field

Description

Title

give the session a title

Description

write a short description to give facilitators and participants information about the context of the session

Language

indicate the language in which the session is taking place

Date

indicate the date of the session. If the session is recurring, you will be able to add other dates after creating the session

Start time / End time

indicate the start and end time of the session

Time zone

indicate the time zone in which the session is taking place

Category

Climate Fresk Workshop: participants play the game (cards + debrief - 3h)

Facilitation training: participants become Climate Fresk facilitators

Audience

choose the audience (= the public) of your session:

  • Relatives, friends, family, …

  • General public: open to all at the association prices, displayed on https://climatefresk.org/world/. Organiser permission is required to access this audience.

  • Education: middle schools, high schools, higher education establishments as part of a CEKO

  • Public authorities: local elected officials, administration, etc.

  • Company

  • Association

  • Inter-Company (displayed on the site)

Format

choose the session format

  • in person, provide the information necessary to identify the location of the session.

    État
    colourRed
    titleAttention
    Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville afin que le code postal et la ville s’alimente correctement puis modifier l’adresse manuellement.

  • en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte.

    État
    colourGreen
    titleRemarque
    Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas c’est à l’organisateur de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.

participant·es

  • Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)

Message aux participant·es

Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

anims

  • Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer)

  • Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !

Afficher dans les opportunités

choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder

Message aux animateur·ices

indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

Contact

indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.

Choisir le type de billet pour la session

Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets :

Image Removed

  • Our geolocation system is based on information from Google and sometimes certain addresses are incorrectly referenced. In this case, you must enter an address known to Google in the same city so that the postal code and the city are correctly autocompleted.

  • online, provide the session connection link and host country. Connection links are provided only for workshops organised by the association. In other cases it is up to the Organiser to provide their own connection links with the tool of their choice.

Participants

Indicate the number of places open for your session

Message to participants

Personalise the email to participants : indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069, etc. )

Facilitators

  • My role during the session : indicate if you would like to have an additional role during the session you are organising (organise only, observe, co-facilitate, mentor)

  • Other facilitators: If necessary, indicate the number of additional facilitators you need. If you plan to lead alone, don’t hesitate to open a “Co-facilitate” or “Observe” places so that a beginner facilitator can cofacilitate with you!

Show in opportunities

choose to display or not your session in the opportunities so that all facilitators can access it

Message to the facilitators

indicate any additional information necessary (e.g.: Please log in 10 minutes before the start of the session, Or 2nd floor, entry code is B4069)

Contact

indicate the contact person for this session, their contacts details will be displayed to the facilitators and participants.

Choose the ticket type for the session

If you decide to create a General Public session, you will be able to choose the ticket types:

image-20240516-144304.pngImage Added
Volet
panelIconId1f609
panelIcon:wink:
panelIconText😉
bgColor#FFF0B3

Petit Little Tips: Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour plus de détail tu peux consuter cet article.

Types de billets pour les ateliers grand public

  • Billet entrée libre: gratuit

  • Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro

  • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

  • COUPON

Types de billets pour les formations à l’animation grand public

  • Billet entrée libre: gratuit

  • Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro

  • Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso

  • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

  • COUPON

Info

Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays

Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet.

Page de ta session

Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :

  • Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session

  • Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série

  • Onglets participant·es / anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions

image-20240424-131417.pngImage Removed
Remarque

N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce fera augmenter ton compteur personnel et le compteur général.

Inscription des participant·es

Communiquer sur l’atelier

Vous pouvez communiquer sur l’atelier :

  • en partageant vous-même le lien d’inscription

  • En envoyant un email automatique

    • Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes

    • Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

Gérer les participant·es

L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

  • Statut des participant·es :

    • Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites

    • Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription

    • En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.

  • Fonctionnalité :

    • Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es

    • Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session

    • Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu

    • Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

    • Modifier les informations d’un participant·es

      • Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.

      • Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

Inscription des anims

Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.

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Annuler l’inscription :

Retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

Inviter des anims

  • En partageant vous-même le lien d’inscription

    • En envoyant un email automatique,en copiant les adresses emails des anims

    To organise general public events (= visible on the Climate Fresk website), you need the General Public Organiser role. For more details you can view this article.

    Ticket type for general public workshops

    • Ticket FREE ENTRANCE: free

    • Ticket free rate: free prices from one euro

    • Ticket full price: standard rate offered by the association

    • Voucher

    Ticket type for general public Facilitation training

    • Ticket FREE ENTRANCE: free

    • Ticket reduced price: free prices from one euro

    • Ticket reduced price: reduced rate set by the association

    • Ticket full price: standard rate offered by the association

    • Voucher

    Info

    General public and inter-company: standard rates are offered by the association, the organiser selects from the rates available for his country

    Education, Companies, Public authorities, Association, Staff: a free entry ticket (free) is set by default. The organiser cannot change it.

    Session page

    After creating a session, you arrive onto your session page, from where you have the following options:

    • Edit (icon at top right): modify the session information

    • Single session or Recurring session: add new dates and access the recurrence of the series

    • Participants/facilitators tabs: send invitations and manage registrations

    Annotation 2024-05-16 165336-20240516-145453.pngImage Added

    Remarque

    Don’t forget to register participants on the day of the session! You have one week to record attendance from your computer or smartphone. This will increase your personal counter and the general counter.

    Recurring session

    From a first session, you can create other recurring sessions. These sessions have the same parameters as the first session, but can have different dates.

    Creating recurring sessions

    Go to the session page Click on the button Recurring session

    image-20240516-141154.pngImage Added

    ➡️ And Click on “Add other dates”

    image-20240516-141418.pngImage Added

    ➡️ Then, fill the different fields (date, starting hour, end hour, timezone) and click on Add

    image-20240516-141641.pngImage Added

    Communicate about the workshop

    You can communicate about the workshop:

    • By sharing the registration link yourself

    • By sending an automatic email

      • Copy/paste email addresses: sending may take a few seconds

      • Import a CVS file: follow the proposed CSV template (1 column with the header “email”, then the email addresses of your guests

    Manage participants

    The session organiser can access the list of invitations and registrations

    • Status of participants:

      • All: all people invited or registered

      • Confirmed: number of people who confirmed their registration

      • Pending: number of people who have not yet responded or validated their registration.

      • Canceled: number of people who canceled their registration

    • Functionality:

      • Copy emails: copy the email addresses of confirmed participants

      • Invite: invite people to register for your session

      • Resend: Resend the invitation to someone who has not responded

      • Cancel registration: remove the registration of one of the participants. This person automatically receives an email notification

      • Edit a participant's information:

        • Organisers can do this for all participants at any time.

        • Simple members can modify the information of participants that they have personally signed in only.

    Manage facilitators

    Facilitators can register as long as there are places left to observe, mentor, facilitate or cofacilitate.

    image-20240516-150055.pngImage Added

    Invite facilitators

    • By sharing the registration link yourself

    • By sending an automatic email,by copying the email addresses of the facilitators

    Cancel registration of facilitators

    Remove the registration of one of the facilitators. This person automatically receives an email notification

    Sommaire
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