Coordination - Responsabilités

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Last updated: oct. 08, 2024
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Dans cet article, on t’explique ce qui est attendu de toi quand tu es sélectionné‧e pour coordonner une opportunité en sous-traitance pour l’organisme de formation de la Fresque du Climat.

Avant la sélection, le besoin a été cadré par l'équipe Vente puis affiné par l'équipe Opérations qui procède à la présélection des profils.

C’est sur cette base que tu interviens pour l’organisme de formation.

Dans le cadre de l’obtention de la certification Qualiopi par l’organisme de formation de la Fresque du Climat, voici la checklist du·de la coordinateur·ice (Checklist) que tu peux copier ou imprimer.

Elle contient toutes les obligations notamment administratives qui t’incombent en tant que coordinateur·ice.

Ci-dessous, tu retrouveras toutes les étapes “classiques” de préparation d’une prestation.

 Contact client·e

  • Relire attentivement le mail d’attribution de l’opportunité contenant les informations de la prestation (date(s), horaires, lieu(x), nombre et type de prestations, nombre de participant‧es prévu, conditions particulières indiquées dans les informations complémentaires). Tu pourras retrouver les informations pratiques de ce qui a été commandé par le·la client·e dans la mission.

  • Prendre contact avec le‧la client‧e pour un échange sur les modalités d’intervention :

    • Logistique

      • Vérifier que suffisamment de tables de bonne dimension et forme sont prévues.

      • Vérifier si tu auras accès le jour J à des paperboards/tableaux blancs pour la partie discussion

      • Vérifier si tu auras accès le jour J à un écran/vidéoprojecteur.

      • Si le‧la client.e fait aussi intervenir des fresqueur·euses internes, confirmer qu’il·elle a bien prévu le matériel nécessaire pour ces animations (jeux, papeterie).

    • Prestations

      • Confirmer la date & les horaires

      • Confirmer le nombre de participant‧es

      • Confirmer les objectifs de la prestation (notamment de la partie discussion pour un atelier)

      • Confirmer “l’après atelier” (envoi du mail post atelier, consolidation des propositions d’actions soulevées, etc.)

      • Eventuellement, recueillir des informations sur les démarches internes de transition (Bilan Carbone, stratégie, démarche d’engagement déjà entamée, etc)

S’il y a un écart entre les informations communiquées par l’organisme de formation de la Fresque du Climat et le client‧e (date, horaires, nombre de participant·es, prestations…), il est attendu de toi que tu reviennes vers le·la coordinateur·ice projets de formation (équipe Opérations) dont le contact figure sur la mission pour validation avant confirmation avec le·a client·e.
Ces différences peuvent engendrer des différences sur la commande ou sur les conventions de formation dans le cas de financement par les OPCO.
Nous risquons de ne pas pouvoir être payés s’il y a une différence entre ce qui était planifié et ce qui a effectivement lieu.

Préparation du contenu (atelier)

  • Préparer la partie de discussion à personnaliser les prestations Entreprises/Association/Secteur Public

    • Ordres de grandeur (secteur, métier, transverse…)

    • Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…).

    • Livrables : consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client‧es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…) à anticiper pour harmoniser les supports (ex: sens des axes des matrices pour identifier facilement les actions clés)

Petit Tips : Pour cela, tu peux te nourrir et contribuer à l’aide au debrief sectoriel (accessible sur la page pro de ton espace anim).

La communauté pro est également riche en ressources et retours d’expérience, n’hésite pas à demander des conseils sur Telegram !

 

Si le‧la client‧e formule des demandes de livrables, qui selon toi dépassent la prestation vendue, n’hésite pas à en faire part au‧à la coordinateur·ice projets de formation de l'équipe Opérations pour confirmer ce qui a été convenu avec le‧la client‧e.

Constitution de ton équipe

  • Recruter ton équipe d’animation et la briefer sur le déroulé de la prestation (notamment les éventuelles personnalisations de la partie de discussion).

Matériel

  • Prévoir tout le matériel nécessaire à la prestation

  • Se synchroniser avec les animateur·ice interventant·e

Création de session sur la plateforme

Les sessions sont à créer directement dans la mission : consulte ce tuto.
Il est impératif de créer les sessions(pas en dehors) car c’est la création des sessions et le rattachement des participant·es qui permet d’envoyer des documents nécessaires au processus Qualité en amont, de permettre l'émargement le jour J et de déclencher la rétribution.