Dans cet article, on t’explique comment ajouter des participant·es et enregistrer leur présence en cas d’animation ou de co-animation.
Si ta session a déjà eu lieu et que tu ne l’as pas organisée via l’espace animateur·ice, alors tu peux déclarer ta session et les participations associées en remplissant ton compteur.
Ajouter des participant·es
Après avoir créer une session, tu peux ajouter des participant·es avant, pendant et après ta session en utilisant le bouton Ajouter des participant·es.
Ajouter avant la session
Si tu souhaites que tes participant·es s’inscrivent avant le commencement de la session, tu peux soit leur partager le lien de la session soit les inviter par e-mail.
Partager le lien de la session
Tu peux partager le lien URL de la session. Quand les participant·es cliquent sur ce lien, ils·elles peuvent s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
Dans le cas d’une session payante, les participant·es devront payer pour s’inscrire à la session.
Inviter par e-mail
Tu peux aussi renseigner directement les e-mails de participant·es pour les inviter. Dans ce cas, les participant·es reçoivent un email avec un lien où ils·elles pourront s’inscrire en renseignant leur informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
Tu peux également inviter un grand nombre de participant·es à la fois en important un fichier csv.
Ajouter pendant la session
Pour ajouter les participant·es pendant la session, tu peux partager un QR Code.
Une fois le QR code scanné, les participant·es arriveront sur une page d’inscription où ils·elles devront renseigner leurs informations personnelles (Email - Prénom - Nom - Pays).
Ils·elles seront automatiquement considéré·es comme présent·es et seront automatiquement ajouté·es à ton compteur personel et au compteur général .
Le QR Code est unique pour chaque animateur·ice pour chaque session
Après la session
Ajouter des participant·es après la session
Si tu souhaites ajouter de nouvelles·eaux participant·es , tu peux alors utiliser le bouton “Ajouter”. Les participant·es créé·es seront anonymes.
Définition: Les participant·es anonymes sont des participant·es dont l'adresse électronique, le nom, etc. sont inconnus.
Quand tu rajoutes des participant·es anonymes, ils et elles seront automatiquement considéré·es comme présent·es et automatiquement ajouté·es au compteur général et à ton compteur personnel.
Par défaut, le bouton “Ajouter” créera donc des participant·es sans informations. Tu peux néanmoins ajouter des informations (Email - Prénom - Nom - Pays), en sélectionnant cette participation anonyme et en cliquant sur “Modifier”.
Enregistrer les présences
Petit tips : L’enregistrement des présences peut commencer 15mn avant le début de la session.
Les différentes listes de participant·es
En allant dans l’onglet Mes participant·es, tu peux avoir accès à différentes listes de participant·es
L’onglet “Présent·es” te donne accès à la liste des personnes ayant été enregistrées comme présentes.
Copier les e-mails : Copier les e-mails des participant·es présent·es selon le tri effectué.
Seul·e l’organisateur·ice peut copier les emails de tous les participant·es.
Participant·es invité·es et inscrit·es
Plus bas dans l’onglet, tu peux avoir accès à la liste des personnes invité·es et des personnes inscrit·es.
Tu peux utiliser le champ de recherche ou le filtre pour trouver les participant·es pour lesquel·les tu as animé.
Tu peux enregistrer leur présence :
L’icône “Ajouter” te permet d’enregistrer la présence des participant·es invité·es et inscrit·es pour lesquels tu as animé.
Si la personne est juste invité·e, mais ne s’est pas inscrit·e, tu devras renseigner ses informations personnelles (Prénom - Nom - Pays)
Retrait d’un·e participant·e
Si jamais tu t’es trompé·e, tu peux toujours retirer des participant·es :
l'Icône “retirer” te permet de retirer un·e participant·e que tu as ajouté depuis la liste des présences.
Cas d’une coanimation
Il est uniquement possible de coanimer à deux. Si vous êtes plus de deux coanimateur·ices, vous pouvez:
Soit déclarer les participant·es de façon séparée : Le·a troisième animateur·ice utilise la fonctionnalité Remplir mon compteur
Soit vous vous repartissez les participant·es entre vous (CF organiser une session)
Les animateur·ices qui se sont inscrites pour coanimer et animer seul·e peuvent coanimer.
Pour coanimer, il faut sélectionner une personne depuis la liste des animateur·ices, et cliquer sur le bouton “Coanimer”
Les participant·es dont la présence a été enregistrée sont alors compté·es pour les 2 anims.
Si tu changes de coanimateur·ice, la liste d’enregistrement des présences sera alors réinitialisée pour les deux.
Definition des statuts
Invité·e :
Le·a participant·e a reçu une invitation à une session (via l’option “Inviter par e-mail”)
Inscrit·e :
Le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en confirmant l’invitation à la session qu’il·elle a reçu par e-mail
ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session en suivant un lien qu’on lui a partagé
ou le·a participant·e s’est inscrit·e à une session via les calendrier public sur le site de la Fresque du Climat
En s’inscrivant, un·e participant·e va renseigner ses informations personnelles et, le cas échéant, payer son inscription à la session.
Présent·e :
La présence du·de la participant·e a été enregistrée par l’animateur·ice sur une session