En tant que coordinateur.ice sous-traitant·e de l’association, une mission te permet de piloter le déroulement de ton opportunité dans une organisation.
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Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Enregistrer les présences
Demander les rétributions
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Tutoriel vidéo (par Aurore) - en cours de MAJ
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DISCLAIMER : Dans l’enseignement, il n’y a pas besoin d’avoir une liste nominative de participant.es ou leurs emails.
Résumé des rôles dans le processus
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Je vois la liste de mes missions, en cours et les missions passées.
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Planifier mes sessions
| Infonote |
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Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu. |
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| Info |
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Il est obligatoire d’inviter les participant·es à s’inscrire en amont car cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J. |
| Astuce |
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Dans le cas où il y a plusieurs ateliers en simultané, nous préconisons de faire 1 session par animateur·ice et que chaque animateur·ice invite en amont ses participant·es. Pour cela il faudra en amont que le client ait défini des groupes et réparti les participant·es dans ces groupes. Cela permet d'éditer une feuille d’émargement par session et par animateur·ice. |
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il y a donc un double émargement à faire
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faut procéder à l'émargement des participant·es.
Télécharge en amont et imprime la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·esL'émargement
Fais la signer par les participant·es le jour J. Il faut leur signature et une signature par demie journée (ex: une signature matin et une signature après-midi pour une formation à l’animation).
N’oublie pas de signer toi-même en tant qu’animateur·ice d’une session.
Si tu es animateur·ice, donne ta feuille au·à la coordinateur·ice.
Si tu es coordinateur·ice, récupère les feuilles auprès de tou·tes les animateur·ices puis dépose-les sur ce lien.
Enregistrer la présence des participant·es sur la session
Marquer les présence en ligne avec le bouton
Demander les rétributions
Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.
S’il y a plusieurs sessions réparties sur une longue période, tu peux demander les rétributions “anticipées”.
| Remarque |
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Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel. |
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La rétribution pour la part de coordination est facturée automatiquement quand toutes les rétributions ont été transmises. La mission est alors au staut statut “Cloturée”.