Suivre mon opportunité avec une mission

Les fonctionnalités sont :

• Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)

• Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ices et participant·es

• Télécharger la feuille d’émargement

• Demander les rétributions

• Déclarer la fin de la mission

Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.

Tutoriel vidéo (par Aurore)

DISCLAIMER : Dans l’enseignement, il n’y a pas besoin d’avoir une liste nominative de participant.es ou leurs emails.

Résumé des rôles dans le processus

Open

Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.

Accéder à ma mission

Via le mail qui attribue l’opportunité

Lorsque je gagne une opportunité, je reçois un mail dans lequel figure un lien vers la page d’accueil de mes missions dans mon espace anim : association.climatefresk.org/missions

Via mon espace animateur·ice

Je peux aussi y accéder directement via mon espace animateur·ice : onglet Pros > Actualités et opportunités

Open

Je vois la liste de mes missions.

Planifier mes sessions

Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé au client.

Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé.

Tu peux planifier un atelier ou une formation en cliquant sur le bouton + et en remplissant le formulaire.

Tu peux remplir normalement le formulaire pour créer ta session.

Inviter des animateur·ices

Tu peux inviter des animateur·ices sur la session que tu as créé via l’onglet Animateur·ices. Tu peux partager le lien ou entrer leur email pour qu’iels reçoivent une invitation automatique.

Une fois qu’un·e anim sera inscrit·e, tu pourras le voir dans ton tableau de bord.

Statut des animateur·ices

Les animateur·ices qui interviennent dans ta mission peuvent être :

• Rétribué·e – l’association leur reverse une rétribution

• Interne – ce sont des salarié·es ou des étudiant·es qui ne sont pas rétribué·es par l’association

• Bénévole – pour des missions dans l’Enseignement uniquement

Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.

Inviter des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public)

Tu dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en partageant le lien d’invitation (tu peux le partager à ton contact au sein de l’organisation afin que celui-ci le transmette) ou en invitant directement les participant·es par email.

Emarger les participant·es

Le jour de la session, il y a donc un double émargement à faire

• L'émargement physique après avoir téléchargé et imprimé la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es

• L'émargement en ligne avec le bouton
  
  

Demander les rétributions

Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.

Statut des rétributions

Une fois qu’une session est passée, un tag t’indique si les rétributions ont déjà été demandées pour les animateur·ices de cette session ou non. Tu peux le voir dans ta session, onglet Animateur·ices.

Rétribution de la coordination

La rétribution pour la part de coordination est facturée à la clôture de la mission.

Clôturer une mission

Une fois que toutes les sessions ont eu lieu et que tu as demandé toutes les rétributions, tu peux clôturer la mission. Cela informe l’association que l’ensemble de la commande a été réalisée et que le client peut être facturé.

La clôture déclenche la rétribution du·de la coordinateur·ice.