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En tant que coordinateur.ice sous-traitant·e de l’association, une mission te permet de piloter le déroulement de ton opportunité dans une organisation.
Les fonctionnalités sont :
Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ice et participant·eanimateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Enregistrer les présences
Demander les rétributions
Déclarer la fin de la mission
Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.[faut-il rajouter une phrase sur pourquoi c’est important ?]
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Vous êtes concerné.es par cette fonctionnalité si vous avez gagné une opportunité en groupe “Sous-traitance” depuis le 01/06/2024. |
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| Développer | ||
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La première intention de la mission est de faciliter votre rôle de coordination et de fluidifier le passage d’information, afin d'améliorer notamment la qualité des données transmises à l’équipe en charge de la facturation, pour rétribuer plus efficacement, en limitant les erreurs. Enfin, la mission vient répondre à des besoins de processus conformes aux critères Qualiopi (attestation de participation et questionnaire de satisfaction envoyés automatiquement à l'émargement des participant·es et centralisation des résultats dans une optique d’amélioration continue de nos sous-traitant·es) Le formulaire de reporting qui était auparavant envoyé par mail suite à la prestation est désormais obsolète. Pour tou·te·s les fournisseur·euse·s ayant une structure internationale (hors-France), et intervenant sur des CEKO ou exceptionnellement sur des opportunités en Sous-traitance, nous ne faisons pas encore d’autofacturation et demandons aux prestataires de déposer leurs factures sur notre formulaire de facture fournisseur. Le déclenchement des rétributions sur la mission ne suffit donc pas, il faut transmettre ta facture en parallèle sur notre formulaire de facture fournisseur. |
Résumé des rôles dans le processus
Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.
Accéder à ma mission
Via le mail qui attribue l’opportunité
Lorsque je gagne une opportunité, je reçois un mail dans lequel figure un lien vers la page d’accueil de mes missions dans mon espace anim : association.climatefresk.org/missions[à compléter avec un screenshot dès que c’est dispo]
Via mon espace animateur·ice
Je peux aussi y accéder directement via mon espace animateur·ice : onglet Pros
[à compléter avec un screenshot dès que c’est dispo]
> Actualités et opportunités
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Je vois la liste de mes missions en cours et les missions clôturées.
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Planifier mes sessions
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Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu. |
Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé à le au client.
Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscrit inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé (surligné en jaune sur la capture d'écran ci-dessous).
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Tu peux planifier un atelier ou une formation en cliquant sur le bouton + et en remplissant le formulaire.
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Tu peux remplir normalement le formulaire pour créer ta session.
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En bas du formulaire, tu peux cliquer sur “Il y aura d’autres animateur·ices” pour saisir combien d’autres d’animateur·ices vont intervenir pour l’atelier ou la formation de ce jour. C’est important afin qu’iels puissent s’inscrire ensuite sur la session que tu créés. |
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Inviter des animateur·ices
Tu peux inviter des animateur·ices sur la session que tu as créé via l’onglet Animateur·ices. Tu peux partager le lien ou entrer leur email pour qu’iels reçoivent une invitation automatique.
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Une fois qu’un·e anim sera inscrit·e, tu pourras le voir dans ton tableau de bord.
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Statut des animateur·ices
Les animateur·ices qui interviennent dans ta mission peuvent être :
Rétribué·e – l’association leur reverse une rétribution
Interne – ce sont des salarié·es ou des étudiant·es qui ne sont pas rétribué·es par l’association
Bénévole – pour des missions dans l’Enseignement uniquement
Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.
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Inscrire des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public - Pas obligatoire dans l’enseignement)
Tu dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en rentrant leurs adresses emails puis immédiatement ensuite, en rajoutant leurs noms & prénoms. Cette liste t’est communiquée par l'équipe permanente.
| Info |
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Il est obligatoire d’inscrire les participant·es en amont car cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J. |
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| Astuce |
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Dans le cas où il y a plusieurs ateliers en simultané, nous préconisons de faire 1 session par animateur·ice et que chaque animateur·ice inscrive en amont ses participant·es. Pour cela il faudra en amont que le client ait défini des groupes et réparti les participant·es dans ces groupes. Cela permet d'éditer une feuille d’émargement par session et par animateur·ice. |
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il faut procéder à l'émargement des participant·es.
Télécharge en amont et imprime la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es
Fais la signer par les participant·es le jour J. Il faut leur signature et une signature par demie journée (ex: une signature matin et une signature après-midi pour une formation à l’animation).
N’oublie pas de signer toi-même en tant qu’animateur·ice d’une session.
Si tu es animateur·ice, donne ta feuille au·à la coordinateur·ice.
Si tu es coordinateur·ice, récupère les feuilles auprès de tou·tes les animateur·ices
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Inscrire des participant·es
Demander les rétributions
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puis dépose-les sur ce lien.
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Une feuille non conforme ou non déposée pourra provoquer une non conformité de la prestation. Les OPCO peuvent nous demander un remboursement de ce qu’ils auraient payé. En conséquence, nous nous réservons le droit de ne pas verser les rétributions aux animateur·ices et coordinateur·ices qui n’auraient pas vérifié la conformité des feuilles. |
Enregistrer la présence des participant·es sur la session
Marquer les présence en ligne avec le bouton
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Demander les rétributions
Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.
S’il y a plusieurs sessions réparties sur une longue période, tu peux demander les rétributions “anticipées”.
| Remarque |
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Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel. |
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Statut des rétributions
Une fois qu’une session est passée, un tag t’indique si les rétributions ont déjà été demandées pour les animateur·ices de cette session ou non. Tu peux le voir dans ta session, onglet Animateur·ices.
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Rétribution de la coordination
La rétribution pour la part de coordination est facturée automatiquement quand toutes les rétributions ont été transmises. La mission est alors au statut “Cloturée”.