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Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OP OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Enregistrer les présences
Demander les rétributions
Déclarer la fin de la mission
Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.
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| Développer | ||
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La première intention de la mission est de faciliter votre rôle de coordination et de fluidifier le passage d’information, afin d'améliorer notamment la qualité des données transmises à l’équipe en charge de la facturation, pour rétribuer plus efficacement, en limitant les erreurs. Enfin, la mission vient répondre à des besoins soulevés dans la logique d’une progression vers des de processus conformes aux critères Qualiopi (attestation de participation et questionnaire de satisfaction envoyés automatiquement à l'émargement des participant·es et centralisation des résultats dans une optique d’amélioration continue de nos sous-traitant·es) Le formulaire de reporting qui était auparavant envoyé par mail suite à la prestation est désormais obsolète. Pour tou·te·s les fournisseur·euse·s ayant une structure internationale (hors-France), et intervenant sur des CEKO ou exceptionnellement sur des opportunités en Sous-traitance, nous ne faisons pas encore d’autofacturation et demandons aux prestataires de déposer leurs factures sur notre formulaire de facture fournisseur. Le déclenchement des rétributions sur la mission ne suffit donc pas, il faut transmettre ta facture en parallèle sur notre formulaire de facture fournisseur. |
Résumé des rôles dans le processus
Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.
Accéder à ma mission
Via le mail qui attribue l’opportunité
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Je vois la liste de mes missions en cours et les missions clôturées.
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Planifier mes sessions
| Remarque |
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Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu. |
Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé au client.
Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé (surligné en jaune sur la capture d'écran ci-dessous).
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Tu peux planifier un atelier ou une formation en cliquant sur le bouton + et en remplissant le formulaire.
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Tu peux remplir normalement le formulaire pour créer ta session.
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Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.
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Inscrire des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public - Pas obligatoire dans l’enseignement)
Tu peux dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en partageant le lien d’invitation (tu peux le partager à ton contact au sein de l’organisation afin que celui-ci le transmette) ou en invitant directement les participant·es par emailrentrant leurs adresses emails puis immédiatement ensuite, en rajoutant leurs noms & prénoms. Cette liste t’est communiquée par l'équipe permanente.
| Info |
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Il est fortement conseillé d’inviter obligatoire d’inscrire les participant·es à s’inscrire en amont car cela te fera gagner du temps le jour J sur la saisie des emails de chacun·e. Les emails sont importants à récupérer pour l’envoi automatique des attestations de présence et des questionnaires de satisfaction. |
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cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J. |
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| Astuce |
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Dans le cas où il y a plusieurs ateliers en simultané, nous préconisons de faire 1 session par animateur·ice et que chaque animateur·ice inscrive en amont ses participant·es. Pour cela il faudra en amont que le client ait défini des groupes et réparti les participant·es dans ces groupes. Cela permet d'éditer une feuille d’émargement par session et par animateur·ice. |
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il faut procéder à l'émargement des participant·es.
Télécharge en amont et imprime la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es
Fais la signer par les participant·es le jour J. Il faut leur signature et une signature par demie journée (ex: une signature matin et une signature après-midi pour une formation à l’animation).
N’oublie pas de signer toi-même en tant qu’animateur·ice d’une session.
Si tu es animateur·ice, donne ta feuille au·à la coordinateur·ice.
Si tu es coordinateur·ice, récupère les feuilles auprès de tou·tes les animateur·ices puis dépose-les sur ce lien.
| Remarque |
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Une feuille non conforme ou non déposée pourra provoquer une non conformité de la prestation. Les OPCO peuvent nous demander un remboursement de ce qu’ils auraient payé. En conséquence, nous nous réservons le droit de ne pas verser les rétributions aux animateur·ices et coordinateur·ices qui n’auraient pas vérifié la conformité des feuilles. |
Enregistrer la présence des participant·es sur la session
Marquer les présence en ligne avec le bouton
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Demander les rétributions
Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.
S’il y a plusieurs sessions réparties sur une longue période, tu peux demander les rétributions “anticipées”.
| Remarque |
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Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel. |
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La rétribution pour la part de coordination est facturée à la clôture de la mission.
Clôturer une mission
Une fois que automatiquement quand toutes les sessions ont eu lieu et que tu as demandé toutes les rétributions, tu peux clôturer la mission. Cela informe l’association que l’ensemble de la commande a été réalisée et que le client peut être facturé.
| Remarque |
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Attention, une fois clôturée, tu ne peux plus modifier la mission ou ajouter de sessions. |
La clôture déclenche la rétribution du·de la coordinateur·ice.
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rétributions ont été transmises. La mission est alors au statut “Cloturée”.