En tant que coordinateur.ice sous-traitant·e de l’association, une mission te permet de piloter le déroulement de ton opportunité dans une organisation.
Les fonctionnalités sont :
Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Enregistrer les présences
Demander les rétributions
Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.
Vous êtes concerné.es par cette fonctionnalité si vous avez gagné une opportunité en groupe “Sous-traitance” depuis le 01/06/2024.
Tutoriel vidéo (par Aurore) - en cours de MAJ
https://www.loom.com/share/238a722adbc44b9d82bde96b76687c39DISCLAIMER : Dans l’enseignement, il n’y a pas besoin d’avoir une liste nominative de participant.es ou leurs emails.
Résumé des rôles dans le processus
Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.
Accéder à ma mission
Via le mail qui attribue l’opportunité
Lorsque je gagne une opportunité, je reçois un mail dans lequel figure un lien vers la page d’accueil de mes missions dans mon espace anim : association.climatefresk.org/missions
Via mon espace animateur·ice
Je peux aussi y accéder directement via mon espace animateur·ice : onglet Pros > Actualités et opportunités
Je vois la liste de mes missions, en cours et les missions passées.
Planifier mes sessions
Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu.
Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé au client.
Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé.
Tu peux planifier un atelier ou une formation en cliquant sur le bouton + et en remplissant le formulaire.
Tu peux remplir normalement le formulaire pour créer ta session.
En bas du formulaire, tu peux cliquer sur “Il y aura d’autres animateur·ices” pour saisir combien d’autres d’animateur·ices vont intervenir pour l’atelier ou la formation de ce jour.
C’est important afin qu’iels puissent s’inscrire ensuite sur la session que tu créés.
Inviter des animateur·ices
Tu peux inviter des animateur·ices sur la session que tu as créé via l’onglet Animateur·ices. Tu peux partager le lien ou entrer leur email pour qu’iels reçoivent une invitation automatique.
Une fois qu’un·e anim sera inscrit·e, tu pourras le voir dans ton tableau de bord.
Statut des animateur·ices
Les animateur·ices qui interviennent dans ta mission peuvent être :
Rétribué·e – l’association leur reverse une rétribution
Interne – ce sont des salarié·es ou des étudiant·es qui ne sont pas rétribué·es par l’association
Bénévole – pour des missions dans l’Enseignement uniquement
Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.
Inviter des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public)
Tu dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en partageant le lien d’invitation (tu peux le partager à ton contact au sein de l’organisation afin que celui-ci le transmette) ou en invitant directement les participant·es par email.
Il est obligatoire d’inviter les participant·es à s’inscrire en amont car cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J.
Dans le cas où il y a plusieurs ateliers en simultané, nous préconisons de faire 1 session par animateur·ice et que chaque animateur·ice invite en amont ses participant·es. Pour cela il faudra en amont que le client ait défini des groupes et réparti les participant·es dans ces groupes.
Cela permet d'éditer une feuille d’émargement par session et par animateur·ice.
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il faut procéder à l'émargement des participant·es.
Télécharge en amont et imprime la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es
Fais la signer par les participant·es le jour J. Il faut leur signature et une signature par demie journée (ex: une signature matin et une signature après-midi pour une formation à l’animation).
N’oublie pas de signer toi-même en tant qu’animateur·ice d’une session.
Si tu es animateur·ice, donne ta feuille au·à la coordinateur·ice.
Si tu es coordinateur·ice, récupère les feuilles auprès de tou·tes les animateur·ices puis dépose-les sur ce lien.
Enregistrer la présence des participant·es sur la session
Marquer les présence en ligne avec le bouton
Demander les rétributions
Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.
S’il y a plusieurs sessions réparties sur une longue période, tu peux demander les rétributions “anticipées”.
Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel.
A toi de repartir les demandes aux moments les plus propices du déroulement de ta mission.
Statut des rétributions
Une fois qu’une session est passée, un tag t’indique si les rétributions ont déjà été demandées pour les animateur·ices de cette session ou non. Tu peux le voir dans ta session, onglet Animateur·ices.
Rétribution de la coordination
La rétribution pour la part de coordination est facturée automatiquement quand toutes les rétributions ont été transmises. La mission est alors au statut “Cloturée”.