- Créée par Cécile LUCAS, dernière modification par Rémi SCHEER le nov. 30, 2023
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Organiser un atelier
Créer une session à venir
Clique sur “Créer une session” + “A venir”
Titre : donnez un titre à la session
Description : écrivez une courte description pour donner aux animateur·rice·s et aux participant·e·s des informations sur le contexte de la session
Timezone : indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session
Langue : indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session
Date : indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session
Heure de début : indiquez l’heure de début de la session
Heure de fin : indiquez l’heure de fin de la session
Catégorie : choisissez la catégorie de la session
Atelier la Fresque du Climat : les participant·e·s découvrent la fresque
Formation à l’animation : les participant·e·s deviennent animateur·rice·s de la fresque
Audience : choisissez l’audience (= le public) de votre session.
Personnel : ami.e.s, famille, proches…
Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.
Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…
Pouvoirs publics : élus locaux, administration…
Entreprise
Association
Inter-entreprises : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Cette audience est accessible aux administrateurs uniquement.
Format : choisissez le format de la session
en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session. ATTENTION Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville afin que le code postal et la ville s’alimente correctement puis modifier l’adresse manuellement.
en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte. REMARQUE Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas c’est à l’organisateur de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.
Participant·e·s
Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)
Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Animateur·rice·s
Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer)
Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !
Personnalisez l’email aux animateur.rice.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Afficher dans les opportunités : choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder
Contact : indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.
Choisir le type de billet pour la session
Pour les Ateliers grand public:
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Pour les formations à l’animation grand public:
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays
Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet.
Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :
Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets Participant·e·s / Animateur·rice·s : envoyez les invitations et gérez les inscriptions
N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce qui incrémentera ton compteur personnel et le compteur général.
Cas d’une session hors espace animateur
Une fois la session terminée vous pourrez déclarer le nombre de participant à votre atelier en créant “une session passée”
Inscription des participants
Communiquer sur l’atelier
En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s
Gérer les participants
L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions
Statut des participants :
Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
Copier les emails : copier les adresses emails des participant·e·s confirmé·e·s
Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Modifier les informations d’un participant·e·s
Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·e·s à tout moment.
Les simples animateur·rice·s peuvent modifier les informations des participant·e·s qu’iels ont personnellement émargé uniquement.
Inscription des animateur·rice·s
Les animateur·rice·s peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.
Fonctionnalité :
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Inviter des animateur·rice·s
En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique, en copiant les adresses emails des animateur·rice·s
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