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En tant que coordinateur.ice sous-traitant·e de l’association, une mission te permet de piloter le déroulement de ton opportunité dans une organisation.
Les fonctionnalités sont :
Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ice et participant·eanimateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Demander les rétributions
Déclarer la fin de la mission
Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.[faut-il rajouter une phrase sur pourquoi c’est important ?]
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Vous êtes concerné.es par cette fonctionnalité si vous avez gagné une opportunité en groupe “Sous-traitance” depuis le 01/06/2024. |
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| Développer | ||
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La première intention de la mission est de faciliter votre rôle de coordination et de fluidifier le passage d’information, afin d'améliorer notamment la qualité des données transmises à l’équipe en charge de la facturation, pour rétribuer plus efficacement, en limitant les erreurs. Enfin, la mission vient répondre à des besoins de processus conformes aux critères Qualiopi (attestation de participation et questionnaire de satisfaction envoyés automatiquement à l'émargement des participant·es et centralisation des résultats dans une optique d’amélioration continue de nos sous-traitant·es) |
Tutoriel vidéo (par Aurore)
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DISCLAIMER : Dans l’enseignement, il n’y a pas besoin d’avoir une liste nominative de participant.es ou leurs emails.
Résumé des rôles dans le processus
Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.
Accéder à ma mission
Via le mail qui attribue l’opportunité
Lorsque je gagne une opportunité, je reçois un mail dans lequel figure un lien vers la page d’accueil de mes missions dans mon espace anim : association.climatefresk.org/missions[à compléter avec un screenshot dès que c’est dispo]
Via mon espace animateur·ice
Je peux aussi y accéder directement via mon espace animateur·ice : onglet Pros > Actualités et opportunités
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Je vois la liste de mes missions.
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Planifier mes sessions
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Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu. |
Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé au client.
Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscrit inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé.
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Tu peux inviter des animateur·ices sur la session que tu as créé via l’onglet Animateur·ices. Tu peux partager le lien ou entrer leur email pour qu’ils qu’iels reçoivent une invitation automatique.
| Remarque |
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Attention, tu ne peux faire intervenir que des animateur·ices conformes OF. |
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Une fois qu’un·e anim sera inscriteinscrit·e, tu pourras le voir dans ton tableau de bord.
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Les animateur·ices qui interviennent dans ta mission peuvent être :
Rémunéré·e Rétribué·e – l’association leur reverse une rétribution
Interne – ce sont des salarié·es ou des étudiant·es qui ne sont pas rémunérées rétribué·es par l’association
Bénévole – pour des missions dans l’Enseignement uniquement
Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.
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Inviter des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public)
Tu peux dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en partageant le lien d’invitation (tu peux le partager à ton contact au sein de l’organisation afin que celui-ci le transmette) ou en invitant directement les participant·es par email.
| Info |
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Il est fortement conseillé obligatoire d’inviter les participant·es à s’inscrire en amont car cela te fera gagner du temps le jour J sur la saisie des emails de chacun·e. Les emails sont importants à récupérer pour l’envoi des attestations de présence et des questionnaires de satisfaction. |
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cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J. |
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il y a donc un double émargement à faire
L'émargement physique après avoir téléchargé et imprimé la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es
L'émargement en ligne avec le bouton
Demander les rétributions
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| Remarque |
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Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel. |
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Rétribution de la coordination
La rétribution pour la part de coordination est facturée à la clôture de la mission.
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La clôture déclenche la rétribution du du·de la coordinateur·ice.
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