En tant que coordinateur.ice sous-traitant·e de l’association, une mission te permet de piloter le déroulement de ton opportunité dans une organisation.
Les fonctionnalités sont :
Avoir accès à la commande de l’organisation (c’est à dire voir ce qui a été convenu entre l'équipe OF et le.a client.e)
Planifier tes sessions (en amont) et y inscrire animateur·ices et participant·es
Télécharger la feuille d’émargement
Demander les rétributions
Déclarer la fin de la mission
Tu trouveras ci-dessous des tutoriels pour chacune de ces étapes.
Vous êtes concerné.es par cette fonctionnalité si vous avez gagné une opportunité en groupe “Sous-traitance” depuis le 01/06/2024.
Tutoriel vidéo (par Aurore)
https://www.loom.com/share/238a722adbc44b9d82bde96b76687c39DISCLAIMER : Dans l’enseignement, il n’y a pas besoin d’avoir une liste nominative de participant.es ou leurs emails.
Résumé des rôles dans le processus
Note : le tutoriel pour savoir comment enregistrer les présences de ses participant·es est disponible ici.
Accéder à ma mission
Via le mail qui attribue l’opportunité
Lorsque je gagne une opportunité, je reçois un mail dans lequel figure un lien vers la page d’accueil de mes missions dans mon espace anim : association.climatefresk.org/missions
Via mon espace animateur·ice
Je peux aussi y accéder directement via mon espace animateur·ice : onglet Pros > Actualités et opportunités
Je vois la liste de mes missions.
Planifier mes sessions
Tu dois obligatoirement planifier les sessions AVANT qu’elles aient lieu.
Le tableau de bord de ta mission t’indique ce qui a été commandé au client.
Le compteur s’incrémentera au fur et à mesure que tu inscris des animateur·ices afin de te permettre de suivre ce que tu planifies par rapport à ce qui est commandé.
Tu peux planifier un atelier ou une formation en cliquant sur le bouton + et en remplissant le formulaire.
Tu peux remplir normalement le formulaire pour créer ta session.
En bas du formulaire, tu peux cliquer sur “Il y aura d’autres animateur·ices” pour saisir combien d’autres d’animateur·ices vont intervenir pour l’atelier ou la formation de ce jour.
C’est important afin qu’iels puissent s’inscrire ensuite sur la session que tu créés.
Inviter des animateur·ices
Tu peux inviter des animateur·ices sur la session que tu as créé via l’onglet Animateur·ices. Tu peux partager le lien ou entrer leur email pour qu’iels reçoivent une invitation automatique.
Une fois qu’un·e anim sera inscrit·e, tu pourras le voir dans ton tableau de bord.
Statut des animateur·ices
Les animateur·ices qui interviennent dans ta mission peuvent être :
Rétribué·e – l’association leur reverse une rétribution
Interne – ce sont des salarié·es ou des étudiant·es qui ne sont pas rétribué·es par l’association
Bénévole – pour des missions dans l’Enseignement uniquement
Tu peux modifier le statut d’un animateur·ice en cliquant sur son nom, puis via le menu déroulant.
Inviter des participant·es (obligatoire pour les missions Entreprises/Associations/Secteur Public)
Tu dois inviter des participant·es à s’inscrire sur la session que tu as créé en partageant le lien d’invitation (tu peux le partager à ton contact au sein de l’organisation afin que celui-ci le transmette) ou en invitant directement les participant·es par email.
Il est obligatoire d’inviter les participant·es à s’inscrire en amont car cela permettra d’envoyer la convocation, et le test de positionnement pré-prestation. Pour toi, cela te permettra de télécharger la feuille d'émargement remplie pour la faire signer le jour J.
Emarger les participant·es
Le jour de la session, il y a donc un double émargement à faire
L'émargement physique après avoir téléchargé et imprimé la feuille d’émargement préremplie automatiquement avec les informations de la session : date, horaires, lieu, noms, prénoms, mails des participant·es
L'émargement en ligne avec le bouton
Demander les rétributions
Tu peux demander les rétributions pour les animateur·ices qui sont inscrit·es sur les sessions une fois que la date de fin de la session est passée.
Tu peux demander les rétributions une fois par mois uniquement, afin de limiter le travail d'édition des factures qui reste aujourd’hui manuel.
A toi de repartir les demandes aux moments les plus propices du déroulement de ta mission.
Statut des rétributions
Une fois qu’une session est passée, un tag t’indique si les rétributions ont déjà été demandées pour les animateur·ices de cette session ou non. Tu peux le voir dans ta session, onglet Animateur·ices.
Rétribution de la coordination
La rétribution pour la part de coordination est facturée à la clôture de la mission.
Clôturer une mission
Une fois que toutes les sessions ont eu lieu et que tu as demandé toutes les rétributions, tu peux clôturer la mission. Cela informe l’association que l’ensemble de la commande a été réalisée et que le client peut être facturé.
Attention, une fois clôturée, tu ne peux plus modifier la mission ou ajouter de sessions.
La clôture déclenche la rétribution du·de la coordinateur·ice.
