Dans cet article, on t’explique ce qui est attendu de toi quand tu es sélectionné‧e pour coordonner une opportunité en sous-traitance pour l’associationl’organisme de formation de la Fresque du Climat.
Avant la sélection, le‧la chargé‧e de relation a cadré un projet et a formulé une proposition commerciale adaptée au besoin du‧de la client‧e. le besoin a été cadré par l'équipe Vente puis affiné par l'équipe Opérations qui procède à la présélection des profils.
C’est sur cette base que tu vas intervenir pour l’association.
interviens pour l’organisme de formation.
Dans le cadre de l’obtention de la certification Qualiopi par l’organisme de formation de la Fresque du Climat, voici la checklist du·de la coordinateur·ice (Checklist) que tu peux copier ou imprimer.
Elle contient toutes les obligations notamment administratives qui t’incombent en tant que coordinateur·ice.
Ci-dessous, tu retrouveras toutes les étapes “classiques” de préparation d’une prestation.
👥 Contact client·e
Relire attentivement le mail d’attribution de l’opportunité contenant les informations de la prestation (date(s), horaires, lieu(x), nombre et type de prestations, nombre de participant‧es prévu, conditions particulières indiquées dans les informations complémentaires). Tu pourras retrouver les informations pratiques de ce qui a été commandé par le·la client·e dans la mission.
Prendre contact avec le‧la client‧e pour un échange
sur les modalités d’intervention :
Logistique
Vérifier que suffisamment de tables de bonne dimension et forme sont prévues.
Vérifier si tu auras accès le jour J à des paperboards/tableaux blancs pour la partie discussion
Vérifier si tu auras accès le jour J à un écran/vidéoprojecteur
.
Si le‧la client.e fait aussi intervenir des
fresqueur·euses internes, confirmer
qu’il·elle a bien prévu le matériel nécessaire pour ces animations (jeux, papeterie).
Prestations
Confirmer la date & les horaires
Confirmer le nombre de participant‧es
Confirmer les objectifs de la prestation
(notamment de la partie discussion pour un atelier)
Confirmer
“l’après atelier” (envoi du mail post atelier
, consolidation des propositions d’actions soulevées, etc.)
Eventuellement, recueillir des informations sur les démarches internes de transition (Bilan Carbone, stratégie, démarche d’engagement déjà
entamée, etc)
| Remarque |
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S’il y a un écart entre les informations communiquées par l’association l’organisme de formation de la Fresque du Climat et le client‧e (date, horaires, nombre de participant.es et de participant·es, prestations…), tu dois d’abord recouper avec le/la chargé‧e en lead pour validation avant de confirmer quoi que ce soit avec le client il est attendu de toi que tu reviennes vers le·la coordinateur·ice projets de formation (équipe Opérations) dont le contact figure sur la mission pour validation avant confirmation avec le·a client·e. |
📝 Préparation du contenu (atelier)
Préparer la partie de discussion à personnaliser
les prestations Entreprises/Association/Secteur Public
Ordres de grandeur (secteur, métier, transverse…)
Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…).
Livrables : consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client‧es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…) à anticiper pour harmoniser les supports (ex: sens des axes des matrices pour identifier facilement les actions clés)
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Petit Tips La communauté pro est également riche en ressources et retours d’expérience, n’hésite pas à demander des conseils sur Telegram . |
b. Questions posées/ Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…)
👉 Ta discussion avec le‧la client.e devra te permettre de cadrer cela
c. Livrables/ consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client‧es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…)
! |
| Remarque |
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Si le‧la client‧e formule des demandes de livrables, qui selon toi |
dépassent la prestation vendue, n’hésite pas à en faire part au‧à la |
coordinateur·ice projets de formation de l'équipe Opérations pour confirmer ce qui a été convenu avec le‧la client‧e. |
📢 Constitution de ton équipe
Recruter ton équipe d’animation et la briefer sur le déroulé de la prestation (notamment les éventuelles personnalisations de la partie de discussion).
| Info |
|---|
Pour plus d’informations sur comment constituer ton équipe (critères et moyens), consulte cet |
🧩 Matériel
Prévoir tout le matériel nécessaire
Atelier : te procurer le nombre de jeux de cartes nécessaires pour l’animation (frais compris dans la part de coordination - jeux de cartes à récupérer pour ses autres animations ou à laisser aux client‧es en fonction des contextes, à ta discrétion).
Formation : Utiliser le code transmis à l’obtention du lead par le‧la chargé.e de relations pour commander les jeux à distribuer aux participant‧es (frais pris en charge dans le devis) & envoyer le lien du MOOC aux participant‧es.
Création de session
FAQ PRO 
Qui complète le compteur à la fin d’une prestation ?
En tant que coordinateur·ice, vous devez créer en amont des prestations, la ou les sessions correspondantes sur la plateforme et enregistrer les autres intervenant·es et dès que possible, les participant·es.
Pour les formations à l’animation, il est impératif d’avoir les noms des participant·es
A la fin de la session, vous et les autres intervenant·es pouvez émarger les participant·es pour alimenter votre compteurà la prestation
Se synchroniser avec les animateur·ice interventant·e
| Info |
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🌐 Création de session sur la plateforme
Les sessions sont à créer directement dans la mission : consulte ce tuto.
Il est impératif de créer les sessions(pas en dehors) car c’est la création des sessions et le rattachement des participant·es qui permet d’envoyer des documents nécessaires au processus Qualité en amont, de permettre l'émargement le jour J et de déclencher la rétribution.