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Organiser un atelier
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(étoile bleue) Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.

Remarque

Cette page t’indique comment organiser un évènement qui va avoir lieu. Pour remplir ton compteur après ta fresque, c’est sur cette page.

Screenshot from 2024-06-05 10-22-18.pngImage Added

Créer une session

à venir

A Venir

➡️ Clique sur “Créer une session”

+ “A venir”Titre : 

puis sur “organiser un événement”

image-20240424-125343.pngImage Added

Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)

➡️ Remplis ensuite les champs du formulaire :

Champ

Description

Titre

donnez un titre à la session

Description

:

écrivez une courte description pour donner aux

animateur·rice·s

anims et aux

participant·e·s

participant·es des informations sur le contexte de la session

Timezone

:

indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session

Langue

:

indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session

Date

:

indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session

Heure de début

: indiquez l’heure de début de la session

/ Heure de fin

:

indiquez l’heure de début et de fin de la session

Catégorie

: choisissez la catégorie de la session

Atelier la Fresque du Climat : les

participant·e·s découvrent la

participant·es font une fresque

Formation à l’animation : les

participant·e·s

participant·es deviennent

animateur·rice·s

anims de la fresque

Audience

:

choisissez l’audience (= le public) de votre session

.Format :

:

  • Personnel : ami.e.s, famille, proches…

  • Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.

  • Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…

  • Pouvoirs publics : élus locaux, administration…

  • Entreprise

  • Association

  • Inter-entreprises : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Cette audience est accessible aux administrateurs uniquement.

    • Format

    choisissez le format de la session

    • en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session.

      État
      colourRed
      titleAttention
      Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville afin que le code postal et la ville s’alimente correctement puis modifier l’adresse manuellement.

    • en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte.

      État
      colourGreen
      titleRemarque
      Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas c’est à l’organisateur de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.

    Participant·e·s

    participant·es

    • Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)

    Message aux participant·es

    Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

    Animateur·rice·s

    anims

    • Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer)

    • Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !

    Personnalisez l’email aux animateur.rice.s : Contact :

    Afficher dans les opportunités

    choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder

    Message aux animateur·ices

    indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

  • Afficher dans les opportunités : choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder

    • Contact

    indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.

    Choisir le type de billet pour la session

    Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets :

    Image Added
    Volet
    panelIconId1f609
    panelIcon:wink:
    panelIconText😉
    bgColor#FFF0B3

    Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour

    les Ateliers

    plus de détail tu peux consuter cet article.


    Types de billets pour les ateliers grand public

    :

    • Billet entrée libre: gratuit

    • Billet tarif réduitlibre: prix libre à partir d’un euro

    • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

    • COUPON

    Pour

    Types de billets pour les formations à l’animation grand public

    :

    • Billet entrée libre: gratuit

    • Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro

    • Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso

    • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

    • COUPON

    Info

    Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays

    Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet.


    Page de ta session

    Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :

    • Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session

    • Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série

    • Onglets Participant·e·s participant·es / Animateur·rice·s anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions

    image-20240424-131417.pngImage Added
    Remarque

    N’oublie pas le comptage le jour de la session ! Tu as une semaine pour enregistrer les présences depuis ton ordinateur ou un smartphone. C’est ce

    qui incrémentera

    fera augmenter ton compteur personnel et le compteur général.

    Cas d’une session hors espace animateur

    Une fois la session terminée vous pourrez déclarer le nombre de participant à votre atelier en créant “une session passée”

    Inscription des

    participants

    participant·es

    Communiquer sur l’atelier

    Vous pouvez communiquer sur l’atelier :

    • En en partageant vous-même le lien d’inscription

    • En envoyant un email automatique

      • Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes

      • Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

    Gérer les

    participants

    participant·es

    L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

    • Statut des participants participant·es :

      • Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites

      • Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription

      • En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.

    • Fonctionnalité :

      • Copier les emails : copier les adresses emails des participant·e·s confirmé·e·sparticipant·es confirmé·es

      • Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session

      • Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu

      • Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·sparticipant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

      • Modifier les informations d’un participant·e·sparticipant·es

        • Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·e·s participant·es à tout moment.

        • Les simples animateur·rice·s anims peuvent modifier les informations des participant·e·s participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

    Inscription des

    animateur·rice·s

    anims

    Les animateur·rice·s anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.

    Fonctionnalité : Image Added

    Annuler l’inscription :

    retirez


    Retirez l’inscription de l’un·e des

    participant·e·s

    participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

    Inviter des

    animateur·rice·s

    anims

    • En partageant vous-même le lien d’inscription

    • En envoyant un email automatique,en copiant les adresses emails des

      animateur·rice·s

      anims

    Sommaire
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