Organiser un évènement (atelier ou formation)

Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.

Cette page t’indique comment organiser un évènement qui va avoir lieu. Pour remplir ton compteur après ta fresque, c’est sur cette page.

Créer une session A Venir

Clique sur “Créer une session” puis sur “organiser un événement”

Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)

Remplis ensuite les champs du formulaire :

Champ	Description

Champ	Description
Titre	donnez un titre à la session
Description	écrivez une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session
Timezone	indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session
Langue	indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session
Date	indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session
Heure de début / Heure de fin	indiquez l’heure de début et de fin de la session
Catégorie	Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque
Audience	choisissez l’audience (= le public) de votre session : Personnel : ami.e.s, famille, proches… Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience. Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat… Pouvoirs publics : élus locaux, administration… Entreprise Association
Format	choisissez le format de la session en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session. Attention Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville afin que le code postal et la ville s’alimente correctement puis modifier l’adresse manuellement. en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte. Remarque Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas c’est à l’organisateur de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.
participant·es	Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)
Message aux participant·es	Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
anims	Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer) Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !
Afficher dans les opportunités	choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder
Message aux animateur·ices	indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Contact	indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.

Choisir le type de billet pour la session

Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets :

Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour plus de détail tu peux consuter cet article.

Types de billets pour les ateliers grand public

Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON

Types de billets pour les formations à l’animation grand public

Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON

Page de ta session

Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :

Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets participant·es / anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions

Inscription des participant·es

Communiquer sur l’atelier

Vous pouvez communiquer sur l’atelier :

en partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
- Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
- Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

Gérer les participant·es

L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

Statut des participant·es :
- Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
- Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
- En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
- Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es
- Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
- Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
- Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
- Modifier les informations d’un participant·es
  - Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.
  - Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

Inscription des anims

Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.

Annuler l’inscription :

Retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

Inviter des anims

En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique, en copiant les adresses emails des anims

1 Créer une session A Venir
2 Choisir le type de billet pour la session
- 2.1 Types de billets pour les ateliers grand public
- 2.2 Types de billets pour les formations à l’animation grand public
3 Page de ta session
4 Inscription des participant·es
- 4.1 Communiquer sur l’atelier
- 4.2 Gérer les participant·es
5 Inscription des anims
- 5.1 Annuler l’inscription :
- 5.2 Inviter des anims