Organiser un évènement (atelier ou formation)

Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.

Cette page t’indique comment organiser un évènement qui va avoir lieu. Pour savoir comment remplir ton compteur après ta session, tu peux consulter cette page.

Différence entre Remplir son compteur et Organiser un événement

Créer une session A Venir

Clique sur bouton Accueil page d’accueil puis sur “Organiser un événement”

Bouton Accueil

Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)

Remplir le formulaire

Remplis ensuite les champs du formulaire en complétant les différents champs :

Explication des différents Champs

Champ	Description

Champ	Description
Titre	Pour donner un titre à la session
Description	Pour écrire une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session
Timezone	Pour indiquer le fuseau horaire dans lequel se déroule la session
Langue	Pour indiquer la langue dans laquelle se déroulera la session
Date	Pour indiquer la date de la session. Si la session est récurrente, tu pourras ajouter d'autres dates après avoir créé la session
Heure de début / Heure de fin	Pour indiquer l’heure de début et de fin de la session
Catégorie	Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque
Audience	Pour choisir l’audience (= le public) de votre session : Personnel : ami.e.s, famille, proches… Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation est nécessaire pour accéder à cette audience. Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat… Pouvoirs publics : élus locaux, administration… Entreprise Association
Format	Pour choisir le format de la session en présentiel, indique les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session. Attention Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville ou dans une ville proche afin que le code postal et la ville s’autocomplète correctement. en ligne, indique le lien de connexion à la session et le pays hôte. Remarque Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas, c’est à l’organisateur·rice de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.
participant·es	Indique le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)
Message aux participant·es	Personnalise l’email aux participant.e.s : indique toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
anims	Mon rôle pendant la session : indique si tu souhaites avoir un rôle supplémentaire pendant la session que tu organises (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer, mentorer) Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésites par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !
Afficher dans les opportunités	Choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder
Message aux animateur·ices	Dans ce champs, tu peux indiquer toutes les informations complémentaires nécessaires (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)
Contact	Indique la personne de contact pour cette session, ces coordonnées seront affichées aux animateur·rices et participant·es.

Choisir le type de billet pour la session

Si tu décides de créer une session Grand Public, tu dois obligatoirement choisir les types de billets :

Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle organisateur·rice Grand Public. Pour plus de détails, tu peux consuter cet article.

Types de billets pour les ateliers grand public

Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON

Types de billets pour les formations à l’animation grand public

Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON

Page de ta session

Après avoir créé une session, tu es renvoyé·e sur la page de ta session, à partir de laquelle tu peux cliquer sur les options suivantes :

Editer (icône en haut à droite) : pour modifier les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : pour ajouter de nouvelles dates et accéder aux sessions récurrentes
Onglets participant·es / anims : pour envoyer les invitations et gérer les inscriptions

Sessions récurentes

À partir d'une première session, tu peux créer d'autres sessions récurrentes. Ces sessions ont les mêmes paramètres que la première session, mais peuvent avoir des dates différentes.

Créer des sessions récurrentes

Pour créer des sessions récurentes tu dois aller sur la page de la session, puis cliquer sur le bouton “Ajouter des récurrences”

Cilque ensuite sur “Ajouter d’autres dates”

Remplis ensuite les différents champs (date, heure de début, heure de fin, fuseau horaire) et clique sur Ajouter.

Communiquer sur l’atelier

Tu peux communiquer sur l’atelier :

en partageant toi-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
- Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
- Importer un fichier csv : Suis le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

Inscription des participant·es

Gérer les participant·es

L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

Statut des participant·es :
- Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
- Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
- En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
- Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es
- Inviter : Pour inviter des personnes à s’inscrire à votre session
- Renvoyer : Pour renvoyer l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
- Annuler l’inscription : Pour retirer l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
- Modifier les informations d’un participant·es
  - Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.
  - Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

Gérer les inscriptions des anims

Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer ou faire du mentorat.

Annuler l’inscription d’anims

Pour rétirer l’inscription de l’un·e des anims, il faut obligatoirement être l'organisateur·rice de la session.
Pour désinscrire un·e anim, rends-toi sur l’onglet anim

Puis clique sur le nom de l’anim qui tu souhaites désinscrire :

Puis clique sur le bouton “désinscrire”.

Cette personne reçoit automatiquement une notification par email pour l’informer qu’il ou elle est désincrit·e.

Inviter des anims

En partageant toi-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique, en copiant les adresses emails des anims

1 Créer une session A Venir
2 Remplir le formulaire
- 2.1 Explication des différents Champs
3 Choisir le type de billet pour la session
- 3.1 Types de billets pour les ateliers grand public
- 3.2 Types de billets pour les formations à l’animation grand public
4 Page de ta session
5 Sessions récurentes
- 5.1 Créer des sessions récurrentes
6 Communiquer sur l’atelier
7 Inscription des participant·es
- 7.1 Gérer les participant·es
8 Gérer les inscriptions des anims
- 8.1 Annuler l’inscription d’anims
- 8.2 Inviter des anims

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