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Organiser un évènement (atelier ou formation)
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    • Organiser un évènement (atelier ou formation)

    Owned by Cécile LUCAS
    Last updated: oct. 17, 2024 by Margaux Espine (Unlicensed)
    7 min read

    Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.

    Cette page t’indique comment organiser un évènement qui va avoir lieu. Pour savoir comment remplir ton compteur après ta session, tu peux consulter cette page.

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    Différence entre Remplir son compteur et Organiser un événement

    Créer une session A Venir

    Clique sur bouton Accueil page d’accueil puis sur “Organiser un événement”

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    Bouton Accueil

    Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)

    Remplir le formulaire

    Remplis ensuite les champs du formulaire en complétant les différents champs :

    Explication des différents Champs

    Champ

    Description

    Champ

    Description

    Titre

    Pour donner un titre à la session

    Description

    Pour écrire une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session

    Timezone

    Pour indiquer le fuseau horaire dans lequel se déroule la session

    Langue

    Pour indiquer la langue dans laquelle se déroulera la session

    Date

    Pour indiquer la date de la session. Si la session est récurrente, tu pourras ajouter d'autres dates après avoir créé la session

    Heure de début / Heure de fin

    Pour indiquer l’heure de début et de fin de la session

    Catégorie

    Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque

    Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque

    Audience

    Pour choisir l’audience (= le public) de votre session :

    Format

    Pour choisir le format de la session

    • en présentiel, indique les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session. Attention Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville ou dans une ville proche afin que le code postal et la ville s’autocomplète correctement.

    • en ligne, indique le lien de connexion à la session et le pays hôte. Remarque Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas, c’est à l’organisateur·rice de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.

    participant·es

    • Indique le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)

    Message aux participant·es

    Personnalise l’email aux participant.e.s : indique toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

    anims

    • Mon rôle pendant la session : indique si tu souhaites avoir un rôle supplémentaire pendant la session que tu organises (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer, mentorer)

    • Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésites par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !

    Afficher dans les opportunités

    Choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder

    Message aux animateur·ices

    Dans ce champs, tu peux indiquer toutes les informations complémentaires nécessaires (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

    Contact

    Indique la personne de contact pour cette session, ces coordonnées seront affichées aux animateur·rices et participant·es.

    Choisir le type de billet pour la session

    Si tu décides de créer une session Grand Public, tu dois obligatoirement choisir les types de billets :

    Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle organisateur·rice Grand Public. Pour plus de détails, tu peux consuter cet article.

    Types de billets pour les ateliers grand public

    • Billet entrée libre: gratuit

    • Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro

    • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

    • COUPON

    Types de billets pour les formations à l’animation grand public

    • Billet entrée libre: gratuit

    • Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro

    • Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso

    • Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

    • COUPON

    Page de ta session

    Après avoir créé une session, tu es renvoyé·e sur la page de ta session, à partir de laquelle tu peux cliquer sur les options suivantes :

    • Editer (icône en haut à droite) : pour modifier les informations de la session

    • Session unique ou Session récurrente : pour ajouter de nouvelles dates et accéder aux sessions récurrentes

    • Onglets participant·es / anims : pour envoyer les invitations et gérer les inscriptions

    Sessions récurentes

    À partir d'une première session, tu peux créer d'autres sessions récurrentes. Ces sessions ont les mêmes paramètres que la première session, mais peuvent avoir des dates différentes.

    Créer des sessions récurrentes

    Pour créer des sessions récurentes tu dois aller sur la page de la session, puis cliquer sur le bouton “Ajouter des récurrences”

    Cilque ensuite sur “Ajouter d’autres dates”

    Remplis ensuite les différents champs (date, heure de début, heure de fin, fuseau horaire) et clique sur Ajouter.

    Communiquer sur l’atelier

    Tu peux communiquer sur l’atelier :

    • en partageant toi-même le lien d’inscription

    • En envoyant un email automatique

      • Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes

      • Importer un fichier csv : Suis le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

    Inscription des participant·es

    Gérer les participant·es

    L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

    • Statut des participant·es :

      • Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites

      • Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription

      • En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.

    • Fonctionnalité :

      • Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es

      • Inviter : Pour inviter des personnes à s’inscrire à votre session

      • Renvoyer : Pour renvoyer l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu

      • Annuler l’inscription : Pour retirer l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

      • Modifier les informations d’un participant·es

        • Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.

        • Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

    Gérer les inscriptions des anims

    Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer ou faire du mentorat.

    Annuler l’inscription d’anims

    Pour rétirer l’inscription de l’un·e des anims, il faut obligatoirement être l'organisateur·rice de la session.
    Pour désinscrire un·e anim, rends-toi sur l’onglet anim

    Puis clique sur le nom de l’anim qui tu souhaites désinscrire :

     

     

    Puis clique sur le bouton “désinscrire”.


    Cette personne reçoit automatiquement une notification par email pour l’informer qu’il ou elle est désincrit·e.

    Inviter des anims

    • En partageant toi-même le lien d’inscription

    • En envoyant un email automatique, en copiant les adresses emails des anims