Organiser un atelier

Créer une session à venir

• Clique sur “Créer une session” + “A venir”

  • Titre :  donnez un titre à la session

  • Description : écrivez une courte description pour donner aux animateur·rice·s et aux participant·e·s des informations sur le contexte de la session

  • Timezone : indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session

  • Langue : indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session

  • Date : indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session

  • Heure de début : indiquez l’heure de début de la session

  • Heure de fin : indiquez l’heure de fin de la session

  • Catégorie : choisissez la catégorie de la session

    • Atelier la Fresque du Climat : les participant·e·s découvrent la fresque

    • Formation à l’animation : les participant·e·s deviennent animateur·rice·s de la fresque

  • Audience : choisissez l’audience (= le public) de votre session.

    • Personnel : ami.e.s, famille, proches…

    • Grand public : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Une autorisation des administrateurs est nécessaire pour accéder à cette audience.

    • Enseignement : collèges, lycées, établissement d’enseignement supérieur dans le cadre de la Rentrée Climat…

    • Pouvoirs publics : élus locaux, administration…

    • Entreprise

    • Association

    • Inter-entreprises : ouvert à toustes aux tarifs de l’association, affiché sur http://fresqueduclimat.org . Cette audience est accessible aux administrateurs uniquement.

  • Format : choisissez le format de la session

    • en présentiel, indiquez les informations nécessaires pour identifier le lieu de la session.

      Status
      colour Red title Attention

      Notre système de géolocalisation est basée sur les informations de Google et parfois certaines adresses y sont mal référencées. Il faut dans ce cas saisir une adresse connue de google dans la même ville afin que le code postal et la ville s’alimente correctement puis modifier l’adresse manuellement.

    • en ligne, indiquez le lien de connexion à la session et le pays hôte.

      Status
      colour Green title Remarque

      Les liens de connexions sont fournis uniquement pour les ateliers organisés par l’association. Dans les autres cas c’est à l’organisateur de fournir ses propres liens de connexion avec l’outil de son choix.

  • Participant·e·s

    • Indiquez le nombre de places ouvertes pour votre session. Un compteur indique le nombre de tables minimum à prévoir (selon la règle 7 personnes max. par table)

    • Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

  • Animateur·rice·s

    • Mon rôle pendant la session : indiquez si vous souhaitez avoir un rôle supplémentaire pendant la session que vous organisez (Organiser uniquement, observer, coanimer, animer)

    • Autres animateurs : Si nécessaire, indique le nombre animateurrices supplémentaires dont tu as besoin. Si tu as prévu d’animer seul, n’hésite par à ouvrir une place “Coanimer” ou “Observer” pour qu’un·e animateur·rice débutant·e puisse t’accompagner !

    • Personnalisez l’email aux animateur.rice.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069)

  • Afficher dans les opportunités : choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder

  • Contact : indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes.

Choisir le type de billet pour la session

Pour les Ateliers grand public:

• Billet entrée libre: gratuit

• Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro

• Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

• COUPON

Pour les formations à l’animation grand public:

• Billet entrée libre: gratuit

• Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro

• Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso

• Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso

• COUPON

Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :

• Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session

• Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série

• Onglets Participant·e·s / Animateur·rice·s : envoyez les invitations et gérez les inscriptions

Cas d’une session hors espace animateur

Une fois la session terminée vous pourrez déclarer le nombre de participant à votre atelier en créant “une session passée”

Inscription des participants

Communiquer sur l’atelier

• En partageant vous-même le lien d’inscription

• En envoyant un email automatique

  • Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes

  • Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s

Gérer les participants

L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions

• Statut des participants :

  • Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites

  • Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription

  • En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.

• Fonctionnalité :

  • Copier les emails : copier les adresses emails des participant·e·s confirmé·e·s

  • Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session

  • Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu

  • Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

  • Modifier les informations d’un participant·e·s

    • Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·e·s à tout moment.

    • Les simples animateur·rice·s peuvent modifier les informations des participant·e·s qu’iels ont personnellement émargé uniquement.

Inscription des animateur·rice·s

Les animateur·rice·s peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.

Fonctionnalité :

• Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·e·s. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email

• Inviter des animateur·rice·s

  • En partageant vous-même le lien d’inscription

  • En envoyant un email automatique,en copiant les adresses emails des animateur·rice·s