Dans cet article, on t’explique ce qui est attendu de toi quand tu es sélectionné.e pour coordonner une opportunité en sous-traitance pour l’association.
Avant la sélection, le.la chargé.e de relation a cadré un projet et a formulé une proposition commerciale adaptée au besoin du/de la client.e. C’est sur cette base que tu vas intervenir pour l’association.
Reprendre connaissance des informations de la prestation figurant dans le mail de sélection : date(s), horaires, lieu(x), nombre et type de prestations, nombre de participant.es prévu, conditions particulières indiquées dans les informations complémentaires.
Prendre contact avec le client.e pour un échange de cadrage
Logistique :
vérifier que suffisamment de tables de bonne dimension et forme sont prévues.
Vérifier si tu auras accès le jour J à des paperboards/tableaux blancs pour la partie discussion
Vérifier si tu auras accès le jour J à un écran/vidéoprojecteur pour adapter ta présentation des ordres de grandeur et anticiper la connectique.
Si le.la client.e fait aussi intervenir des fresqueur.ses internes, confirmer qu’il/elle a bien prévu le matériel nécessaire pour ces animations (jeux, papeterie).
Prestation
Confirmer la date & les horaires
Confirmer le nombre de participant.es
Confirmer les objectifs de la prestation & notamment de la partie discussion
Confirmer le après Atelier (envoi du mail post atelier en direct ou via l’organisateur.ice, consolidation des propositions d’actions soulevées)
Eventuellement, recueillir des informations sur les démarches internes de transition (Bilan Carbone, stratégie, démarche d’engagement déjà entamées…)
S’il y a un écart entre les informations communiquées par l’association et le client.e (date, horaires, nombre de participant.es et de prestations…), tu dois d’abord recouper avec le/la chargé.e en lead pour validation avant de confirmer quoi que ce soit avec le client.
Des différences peuvent engendrer des adaptations du devis pour maintenir un niveau de qualité attendu côté association et peuvent avoir un impact comptable si les dates sont changées.
Préparer la partie de discussion à personnaliser quasi systématiquement pour les prestations Entreprises/Association/Secteur Public :
Ordres de grandeur (secteur, métier, transverse…)
Petit Tips 
: Pour cela, tu peux te nourrir et contribuer à l’aide au debrief sectoriel accessible sur la page pro de ton espace anim.
C’est une ressource collaborative qui gagnera pleinement de son utilité grâce à ta contribution et celle des autres fresqueur.ses pros.
La communauté pro est également riche en ressources et retours d’expérience, n’hésite pas à demander des conseils sur Telegram.
b. Questions posées/ Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…)
👉 Ta discussion avec le.la client.e devra te permettre de cadrer cela
c. Livrables/ consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client.es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…)
Recruter ton équipe d’animation et la briefer sur le déroulé de la prestation (notamment les éventuelles personnalisations de la partie de discussion).
Pour plus d’informations sur comment constituer ton équipe (critères et moyens), consulte cet article
Prévoir le matériel nécessaire
Atelier : te procurer le nombre de jeux de cartes nécessaires pour l’animation (frais compris dans la part de coordination - jeux de cartes à récupérer pour ses autres animations ou à laisser aux client.es en fonction des contextes, à ta discrétion).
Formation : Utiliser le code transmis à l’obtention du lead par le.la chargé.e de relations pour commander les jeux à distribuer aux participant.es (frais pris en charge dans le devis) & envoyer le lien du MOOC aux participant.es.Création de session
FAQ PRO Qui complète le compteur à la fin d’une prestation ?
En tant que coordinateur·ice, vous devez créer en amont des prestations, la ou les sessions correspondantes sur la plateforme et enregistrer les autres intervenant·es et dès que possible, les participant·es.
Pour les formations à l’animation, il est impératif d’avoir les noms des participant·es
A la fin de la session, vous et les autres intervenant·es pouvez émarger les participant·es pour alimenter votre compteur.