Dans cet article, on t’explique ce qui est attendu de toi quand tu es sélectionné‧e pour coordonner une opportunité en sous-traitance pour l’association.
Avant la sélection, le‧la chargé‧e de relation a cadré un projet et a formulé une proposition commerciale adaptée au besoin du‧de la client‧e.
C’est sur cette base que tu interviens pour l’association.
👥 Contact client·e
Relire attentivement le mail d’attribution de l’opportunité contenant les informations de la prestation (date(s), horaires, lieu(x), nombre et type de prestations, nombre de participant‧es prévu, conditions particulières indiquées dans les informations complémentaires). Tu pourras retrouver les informations pratiques de ce qui a été commandé par le·la client·e dans la mission.
Prendre contact avec le‧la client‧e pour un échange sur les modalités d’intervention :
Logistique
Vérifier que suffisamment de tables de bonne dimension et forme sont prévues.
Vérifier si tu auras accès le jour J à des paperboards/tableaux blancs pour la partie discussion
Vérifier si tu auras accès le jour J à un écran/vidéoprojecteur.
Si le‧la client.e fait aussi intervenir des fresqueur·euses internes, confirmer qu’il·elle a bien prévu le matériel nécessaire pour ces animations (jeux, papeterie).
Prestations
Confirmer la date & les horaires
Confirmer le nombre de participant‧es
Confirmer les objectifs de la prestation (notamment de la partie discussion pour un atelier)
Confirmer “l’après atelier” (envoi du mail post atelier, consolidation des propositions d’actions soulevées, etc.)
Eventuellement, recueillir des informations sur les démarches internes de transition (Bilan Carbone, stratégie, démarche d’engagement déjà entamée, etc)
S’il y a un écart entre les informations communiquées par l’association et le client‧e (date, horaires, nombre de participant·es, prestations…), il est attendu de toi que tu reviennes vers le·la chargé‧e de l’association pour validation avant confirmation avec le·a client·e.
Ces différences peuvent engendrent souvent des modifications du devis pour maintenir un niveau de qualité attendu côté association.
📝 Préparation du contenu (atelier)
Préparer la partie de discussion à personnaliser les prestations Entreprises/Association/Secteur Public
Ordres de grandeur (secteur, métier, transverse…)
Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…).
Livrables : consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client‧es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…) à anticiper pour harmoniser les supports (ex: sens des axes des matrices pour identifier facilement les actions clés)
Petit Tips 
: Pour cela, tu peux te nourrir et contribuer à l’aide au debrief sectoriel (accessible sur la page pro de ton espace anim).
La communauté pro est également riche en ressources et retours d’expérience, n’hésite pas à demander des conseils sur Telegram !
Si le‧la client‧e formule des demandes de livrables, qui selon toi dépassent la prestation vendue, n’hésite pas à en faire part au‧à la chargé‧e de relations en lead pour confirmer ce qui a été convenu avec le‧la client‧e.
📢 Constitution de ton équipe
Recruter ton équipe d’animation et la briefer sur le déroulé de la prestation (notamment les éventuelles personnalisations de la partie de discussion).
Pour plus d’informations sur comment constituer ton équipe (critères et moyens), consulte cet article
🧩 Matériel
Prévoir tout le matériel nécessaire à la prestation
Se synchroniser avec les animateur·ice interventant·e
🌐 Création de session sur la plateforme
Les sessions sont à créer directement dans la mission : consulte ce tuto.