Gestion des demandes entrantes par l'association

L’association reçoit tous les jours des demandes entrantes, provenant d’organisations diverses et variées. Certaines de ces demandes sont gérées en direct par l’association, d’autres sont renvoyées directement aux fresqueur·euses.

Comment fonctionne le système de gestion de la demande entrante de l’association ?

Sous-traitance

Lorsque l’association traite une opportunité en direct, on appelle ça la “Sous-traitance” (“Subcontracting” en anglais).

Cela concerne la totalité des demandes en France et à la marge, quelques opportunités hors France (principalement pour des organisations françaises qui ont déjà organisé des ateliers et qui ont des branches à l’international).

Dans ce cadre, c’est l'équipe permanente de l’association et plus précisément, les responsables projets de formation de l’organisme de formation de la Fresque du Climat qui traitent ces demandes. Les responsables s’occupent de la relation commerciale avec les prospects (échanges, définition du besoin, modalités, financement ou non par un OPCO etc) et transmettent des propositions commerciales (devis). Les offres et tarifs proposés sont donc définis par l’association.

Si l’offre est acceptée par le·la client·e, le·la coordinateur·ice projets de formation rend l’opportunité visible à la communauté des animateur·ices professionnel·les en la postant sur l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”.

Les animateur·ices pro conformes peuvent alors candidater à la coordination de l’opportunité.

Une fois mis·e en contact avec le·a client·e, ils·elles se chargent de monter une équipe d’animateur·ices si besoin, de constituer un debrief personnalisé, d’assurer des aspects logistiques, de réaliser la prestation, de respecter le processus qualité et notamment l’émargement des participant·es etc. (voir cet article sur la responsabilité du·de la coordinateur·ice et celui-ci sur la constitution d'équipe en sous-traitance)

A la fin de l’opportunité, l’association reprend la main sur la partie facturation et rétribution des animateur·ices et de la personne coordinatrice (notamment via le système de l’autofacturation).

On parle de “Sous-traitance” dans ce cas car les animateur·rices sont mandaté·es par l’association pour réaliser les prestations. Ils·elles sont des intervenant·es, mais la contractualisation se fait bien entre l’association et l’organisation.

Apport d’affaires

Lorsque l’association reçoit des demandes entrantes et qu’elle les renvoie directement aux animateur·ices professionnel·les, sans avoir contractualisé auparavant avec ces prospects, on parle d'“Apport d’affaires” (“Client introduction” en anglais).

L’Apport d’affaires concerne la quasi totalité des demandes entrantes internationales. L’association ayant une connaissance limitée des marchés de la formation à l’international, il est difficile de formaliser des offres et tarifs associés. C’est pourquoi la plupart des opportunités internationales sont traitées en Apport d’affaires.

Dans ce cadre, les demandes entrantes des organisations sont renvoyées directement à la communautés des pros via l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”. L’association n’a pas eu de contact préalable avec le prospect; il revient à la personne coordinatrice sélectionnée de gérer la relation commerciale avec le·la client·e et de contractualiser avec elles·eux.

C’est la principale différence avec la Sous-traitance.

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