Comparaison de pages

Dans cet article, on t’explique ce qui est attendu de toi quand tu es sélectionné‧e pour coordonner une opportunité en sous-traitance pour l’association.

Avant la sélection, le‧la chargé‧e de relation a cadré un projet et a formulé une proposition commerciale adaptée au besoin du‧de la client‧e.

C’est sur cette base que tu interviens pour l’association.

👥 Contact client·e

In this article, we explain what is expected from you as a coordinator for an opportunity dealt as a subcontracting for the association.

Before the selection is made, the relations officer has sent a commercial proposal tailored to the client’s needs.

This proposal determines which services were sold and what you need to do as a subcontractor.

👥 Contact the client

• Carefully read the selection email as it contains information about the service (date(s), horairestimes, lieulocation(xs), nombre et type de prestations, nombre de participant‧es prévu, conditions particulières indiquées dans les informations complémentaires). Tu pourras retrouver les informations pratiques de ce qui a été commandé par le·la client·e dans la mission.
  

• Prendre contact avec le‧la client‧e pour un échange sur les modalités d’intervention :

  • Logistique

    • Vérifier que suffisamment de tables de bonne dimension et forme sont prévues.

    • Vérifier si tu auras accès le jour J à des paperboards/tableaux blancs pour la partie discussion

    • Vérifier si tu auras accès le jour J à un écran/vidéoprojecteur.

    • Si le‧la client.e fait aussi intervenir des fresqueur·euses internes, confirmer qu’il·elle a bien prévu le matériel nécessaire pour ces animations (jeux, papeterie).

  • Prestations

    • Confirmer la date & les horaires

    • Confirmer le nombre de participant‧es

    • Confirmer les objectifs de la prestation (notamment de la partie discussion pour un atelier)

    • Confirmer “l’après atelier” (envoi du mail post atelier, consolidation des propositions d’actions soulevées, etc.)

    • Eventuellement, recueillir des informations sur les démarches internes de transition (Bilan Carbone, stratégie, démarche d’engagement déjà entamée, etc)

📝 Préparation du contenu (atelier)

• Préparer la partie de discussion à personnaliser les prestations Entreprises/Association/Secteur Public

• Ordres de grandeur (secteur, métier, transverse…)

• Axes de discussion : par échelle d’action (individu, équipe, société, stratégie…).

Livrables : consolidation des réflexions post atelier selon les demandes client‧es (photos des post-its, qqs actions clés par atelier…) à anticiper pour harmoniser les supports (ex: sens des axes des matrices pour identifier facilement les actions clés

number and type of services, number of participants, special conditions indicated in the “additional information” section).


• Contact the client to discuss the intervention :

  • Logistics

    • Check that enough tables of right size and shape are provided

    • Check if you will have access to flipcharts/whiteboards for the discussion part

    • Check if you will have access to a screen/video projector

    • If the client also involves internal freskers, confirm that they have all the necessary supplies (cards, paper,…)

  • Services

    • Confirm the date & time of the event

    • Confirm the number and kind of participants (more or less aware, etc.)

    • Confirm the objectives of the service (to tailor the discussion part of a workshop for instance)

    • Confirm the “after the workshop” logistics (sending of the post-workshop email, how to gather and share the ideas of the participants during the discussion part, etc.)

    • If relevant, collect internal information on the organisation’s transition (Carbon Footprint, strategy, commitments, action plans, etc.)

📝 Content preparation (workshop)

• Prepare the discussion part to customize it to the context
  (for Companies/ Not-for-profit organisation/Public Sector)

  • Key figures (depending on sector, job, etc.)

  • At what level should participants suggest ideas : by scale of action (individual, team, society, strategic level, etc.).

  • Deliverables : anticipate how you will compile the ideas from this section according to clients requests (photos of post-its, selection of a few key actions per workshop, etc.) in order to adapt the tools (e.g harmonize the direction of the axis of the matrices to easily identify key actions)

📢 Constitution de ton équipe

• Recruter ton équipe d’animation et la briefer sur le déroulé de la prestation (notamment les éventuelles personnalisations de la partie de discussion).

🧩 Matériel

• Prévoir tout le matériel nécessaire à la prestation

• Se synchroniser avec les animateur·ice interventant·e

🌐 Création de session sur la plateforme

📢 Building your team

• If needed, mobilise a facilitator team and inform them ofn the terms of the service(s) (particularly if customisations of the discussion part must be made).

🧩 Supplies

• Prepare the necessary supplies for the service(s) (decks of cards, paper, ppt, etc.)

• Make sure every facilitator has all the necessary supplies on their side

🌐 Session creation on your facilitator space

• Don’t forget to create the sessions on your facilitator space before the date of the event!

This way, you will be able to add other facilitators and invite participants. On the day of the service, you and your team will only have to tick who was present to fill in your counter.