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L’association reçoit tous les jours des demandes entrantes, provenant d’organisations diverses et variées. Certaines de ces demandes sont gérées en direct par l’association, d’autres sont renvoyées directement aux fresqueur·euses.

Comment fonctionne le système de gestion de la demande entrante de l’association ?

📃 Sous-traitance

Lorsque l’association traite une opportunité en direct, on appelle ça la “Sous-traitance” (“Subcontracting” en anglais).

Cela concerne la totalité des demandes en France et à la marge, quelques opportunités hors France (principalement pour des organisations françaises qui ont déjà organisé des ateliers et qui ont des branches à l’international).

Si l’offre est acceptée par le·la client·e, l’association rend l’opportunité visible à la communauté des animateur·ices professionnel·les en la postant sur l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”. Les animateur·ices pro peuvent alors candidater à la coordination de l’opportunité. Une fois mis·e en contact avec le·a client·e, ils·elles se chargent de monter une équipe d’animateur·ices si besoin, de constituer un debrief personnalisé, d’assurer des aspects logistiques, de réaliser la prestation, etc. (voir cet article sur la responsabilité du·de la coordinateur·ice et celui-ci sur la constitution d'équipe en sous-traitance)

A la fin de l’opportunité, l’association reprend la main sur la partie facturation et rétribution des animateur·ices et de la personne coordinatrice (notamment via le système de l’autofacturation).

On parle de “Sous-traitance” dans ce cas car les animateur·rices sont mandaté·es par l’association pour réaliser les prestations. Ils·elles sont des intervenant·es, mais la contractualisation se fait bien entre l’association et l’organisation.

🤝 Apport d’affaires

Lorsque l’association reçoit des demandes entrantes et qu’elle les renvoie directement aux animateur·ices professionnel·les, sans avoir contractualisé auparavant avec ces prospects, on parle d'“Apport d’affaires” (“Client introduction” en anglais).

L’Apport d’affaires concerne la quasi totalité des demandes entrantes internationales. L’association ayant une connaissance limitée des marchés de la formation à l’international, il est difficile de formaliser des offres et tarifs associés. C’est pourquoi la plupart des opportunités internationales sont traitées en Apport d’affaires.

Dans ce cadre, les demandes entrantes des organisations sont renvoyées directement à la communautés des pros via l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”. L’association n’a pas eu de contact préalable avec le prospect; il revient à la personne coordinatrice sélectionnée de gérer la relation commerciale avec le·la client·e et de contractualiser avec elles·eux.

C’est la principale différence avec la Sous-traitance.

InfoPour savoir si une opportunité est gérée en sous-traitance ou en apport d’affaires, il vous suffit de regarder la colonne “Groupe” des tableaux “Opportunités de coordination” (espace animateur·ice, onglet “Pro”) The association receives incoming requests every day, from of diverse and varied organizations. Some of these requests are handled live by the association, others are sent directly to the fresco artists.

How does the association’s incoming demand management system work?

📃 Subcontracting

When the association processes an opportunity directly, we call it “Subcontracting” (“Subcontracting” in English).

This concerns all requests in France and at the margin, some opportunities outside France (mainly for French organizations which have already organized workshops and which have international branches).

In this context, it is the permanent team of the association and more precisely, the relationship managers of the OP team who handle these requests. The managers take care of the business relationship with prospects (exchanges, definition of needs, terms, etc.) and transmit commercial proposals (estimate). THE offers and prices proposed are therefore defined by the association.

If the offer is accepted by the customer, the association makes the opportunity visible to the community of professional facilitators by posting it on the facilitator space, “Pro” tab, “Current opportunities” section. The professional animators can then apply to coordinate the opportunity. Once put in contact with the client, they are responsible for setting up a team of facilitators if necessary, putting together a personalized debrief, ensuring logistical aspects, carrying out the service, etc. (see this article on the responsibility of the coordinator And this one on team building in subcontracting)

At the end of the opportunity, the association regains control of the game billing And retribution of the facilitators and the coordinating person (in particular via the self-billing).

We speak of “Subcontracting” in this case because the facilitators are mandated by the association to carry out the services. They are stakeholders, but the contractualization is done well between the association and the organization.

🤝 Business contribution

When the association receives incoming requests and sends them directly to professional facilitators, without having previously entered into a contract with these prospects, we speak of “Business contribution” (“Customer introduction” in English).

The Business Contribution concerns the almost all incoming international requests. As the association has limited knowledge of international training markets, it is difficult to formalize offers and associated prices. This is why most international opportunities are handled in Business Contribution.

In this context, incoming requests from organizations are sent directly to the professional community via the facilitator area, “Pro” tab, “Current Opportunities” section. The association did not have prior contact with the prospect; It is up to the selected coordinator to manage the commercial relationship with the client and to enter into contracts with them.

This is the main difference with Subcontracting.