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L’association reçoit tous les jours des demandes entrantes, provenant d’organisations diverses et variées. Certaines de ces demandes sont gérées en direct par l’association, d’autres sont renvoyées directement aux fresqueur·euses.

Comment fonctionne le système de gestion de la demande entrante de l’association ?

📃 Sous-traitance

Lorsque l’association traite une opportunité en direct, on appelle ça la “Sous-traitance” (“Subcontracting” en anglais).

Cela concerne la totalité des demandes en France et à la marge, quelques opportunités hors France (principalement pour des organisations françaises qui ont déjà organisé des ateliers et qui ont des branches à l’international).

Si l’offre est acceptée par le·la client·e, l’association rend l’opportunité visible à la communauté des animateur·ices professionnel·les en la postant sur l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”. Les animateur·ices pro peuvent alors candidater à la coordination de l’opportunité. Une fois mis·e en contact avec le·a client·e, ils·elles se chargent de monter une équipe d’animateur·ices si besoin, de constituer un debrief personnalisé, d’assurer des aspects logistiques, de réaliser la prestation, etc. (voir cet article sur la responsabilité du·de la coordinateur·ice et celui-ci sur la constitution d'équipe en sous-traitance)

A la fin de l’opportunité, l’association reprend la main sur la partie facturation et rétribution des animateur·ices et de la personne coordinatrice (notamment via le système de l’autofacturation).

On parle de “Sous-traitance” dans ce cas car les animateur·rices sont mandaté·es par l’association pour réaliser les prestations. Ils·elles sont des intervenant·es, mais la contractualisation se fait bien entre l’association et l’organisation.

🤝 Apport d’affaires

Lorsque l’association reçoit des demandes entrantes et qu’elle les renvoie directement aux animateur·ices professionnel·les, sans avoir contractualisé auparavant avec ces prospects, on parle d'“Apport d’affaires” (“Client introduction” en anglais).

L’Apport d’affaires concerne la quasi totalité des demandes entrantes internationales. L’association ayant une connaissance limitée des marchés de la formation à l’international, il est difficile de formaliser des offres et tarifs associés. C’est pourquoi la plupart des opportunités internationales sont traitées en Apport d’affaires.

Dans ce cadre, les demandes entrantes des organisations sont renvoyées directement à la communautés des pros via l’espace animateur·ice, onglet “Pro”, rubrique “Opportunités en cours”. L’association n’a pas eu de contact préalable avec le prospect; il revient à la personne coordinatrice sélectionnée de gérer la relation commerciale avec le·la client·e et de contractualiser avec elles·eux.

C’est la principale différence avec la Sous-traitance.

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➡️ How does the association’s incoming requests management system work?

📃 Subcontracting

When the association processes an opportunity directly, we call it “Subcontracting” (“Sous-traitance” in French).

This concerns all requests in France and few opportunities outside France (mainly for organisations with which the OP team was already in contact for France and which have international branches).

In this context, it is the permanent team of the association and more precisely, the relation officers of the OP (Offer & programs) team who handle these requests. The officers discuss with prospects several times, depending on their needs, and send them a business proposal best suited to their requirements.

Prices are therefore defined by the association (the document is for the French market and prices reflected here may not correspond to your own market!).

If the offer is accepted by the prospect, the association makes the opportunity appear to the community of professional facilitators by posting it on the facilitator space, “Pro” tab, “Pending opportunities” section. Professional freskers can then apply to coordinate the opportunity. Once introduced to the client, coordinators are responsible for setting up a team of facilitators - if needed - creating a customised discussion part, ensuring logistical aspects, carrying out the service, etc. (see this article on the responsibility of the coordinatorand this one on team building in subcontracting)

At the end of the opportunity, the association sends the bills to the clientand pays the the facilitators and the coordinator.

We speak of “Subcontracting” in this case because the facilitators are mandated by the association to carry out the services. They are part of the service providing, but the contractualisation is done between the association and the client.

🤝 Client introduction

When the association receives incoming requests and sends them directly to professional facilitators, without having previously prior contact, we speak of “Client introduction” (“Apport d’affaires” in French).

The Client introduction opportunities are almost all incoming international requests. As the association has more limited knowledge of international markets for training offers, it is difficult to set up a relevant pricing policy. This is why most international opportunities are handled as Client introduction.

In this context, incoming requests from organisations are sent directly to the professional community via the facilitator space , “Pro” tab, “Pending Opportunities” section. The association did not have any prior contact with the prospects. It is up to the selected coordinator to manage the business relationship with the prospect and to reach out to them.

This is the main difference with “Subcontracting” opportunities.

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