Organiser un évènement (atelier ou formation)
Dans cet article, on t’explique comment créer une session, choisir le type de billet et comment fonctionne l’inscription des animateur·rices et des participant·es.
Créer une session A Venir
Clique sur “Créer une session” puis “A venir”
Si ta session a déjà eu lieu, tu peux cliquer sur “Passée” pour la déclarer.
Une fois que tu auras créé ton évènement, n’oublie pas de revenir le jour J pour compter tes participant·es (le guide est ici)
Remplis ensuite les champs du formulaire :
Champ | Description |
|---|---|
Titre | donnez un titre à la session |
Description | écrivez une courte description pour donner aux anims et aux participant·es des informations sur le contexte de la session |
Timezone | indiquez le fuseau horaire dans lequel se déroule la session |
Langue | indiquez la langue dans laquelle se déroulera la session |
Date | indiquez la date de la session. Si la session est récurrente, vous pourrez ajouter d'autres dates après avoir créé la session |
Heure de début / Heure de fin | indiquez l’heure de début et de fin de la session |
Catégorie | Atelier la Fresque du Climat : les participant·es font une fresque Formation à l’animation : les participant·es deviennent anims de la fresque |
Audience | choisissez l’audience (= le public) de votre session :
|
Format | choisissez le format de la session
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participant·es |
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Message aux participant·es | Personnalisez l’email aux participant.e.s : indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) |
anims |
|
Afficher dans les opportunités | choisis ou non d’afficher ta session dans les opportunités afin que toustes les animateurrrices puissent y accéder |
Message aux animateur·ices | indiquez toute information complémentaire nécessaire (ex : Merci de vous connecter 10mn avant le début de la session, ou 2ème étage, le code d’entrée est B4069) |
Contact | indique la personne de contact pour cette session, ses coordonnées seront affichées aux animateurrices et participantes. |
Choisir le type de billet pour la session
Si tu décides de créer une session Grand Public, tu vas pouvoir choisir les types de billets :
Petit Tips :Pour organiser des évènements Grand Public (=visibles sur le site internet de La Fresque du Climat), tu as besoin du rôle Organisateur Grand Public. Pour plus de détail tu peux consuter cet article.
Types de billets pour les ateliers grand public
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif libre: prix libre à partir d’un euro
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Types de billets pour les formations à l’animation grand public
Billet entrée libre: gratuit
Billet tarif réduit: prix libre à partir d’un euro
Billet prix réduit: tarif réduit fixé par l’asso
Billet plein tarif: tarif standard proposé par l’asso
COUPON
Grand public et inter-entreprise : des tarifs standards sont proposés par l’association, l’organisateur sélectionne parmi les tarifs disponibles pour son pays
Enseignement, Entreprises, Pouvoirs publics, Association, Personnel : un billet entrée libre (gratuit) est paramétré par défaut. L’organisateur ne doit pas choisir de billet.
Page de ta session
Après avoir créé une session, vous êtes renvoyé sur la page de votre session, à partir de laquelle vous pouvez cliquer sur les options suivantes :
Editer (icône en haut à droite) : modifiez les informations de la session
Session unique ou Session récurrente : ajoutez de nouvelles dates et accédez aux récurrences de la série
Onglets participant·es / anims : envoyez les invitations et gérez les inscriptions
Inscription des participant·es
Communiquer sur l’atelier
Vous pouvez communiquer sur l’atelier :
en partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique
Copier/coller des adresses emails : l’envoi peut prendre quelques secondes
Importer un fichier csv : suivez le modèle CSV proposé (1 colonne dont l’en-tête est “email”, puis les adresses mails de vos invité·e·s
Gérer les participant·es
L’organisateur·rice de la session peut accéder à la liste des invitations et inscriptions
Statut des participant·es :
Tous : toutes les personnes invitées ou inscrites
Confirmé : nombre de personnes qui ont confirmé leur inscription
En attente : nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu ou valider leur inscription.
Fonctionnalité :
Copier les emails : copier les adresses emails des participant·es confirmé·es
Inviter : invitez des personnes à s’inscrire à votre session
Renvoyer : renvoyez l’invitation à quelqu’un qui n’a pas répondu
Annuler l’inscription : retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Modifier les informations d’un participant·es
Les organisateur·rice·s peuvent le faire pour tous les participant·es à tout moment.
Les simples anims peuvent modifier les informations des participant·es qu’iels ont personnellement émargé uniquement.
Inscription des anims
Les anims peuvent s’inscrire tant qu’il reste des places pour observer ou animer.
Annuler l’inscription :
Retirez l’inscription de l’un·e des participant·es. Cette personne reçoit automatiquement une notification par email
Inviter des anims
En partageant vous-même le lien d’inscription
En envoyant un email automatique, en copiant les adresses emails des anims